Ordrebekreftelse

En ordrebekreftelse er selgerens skriftlige bekreftelse av en bestilling. Den viser hvilke varer eller tjenester kunden har bestilt, pris, leveringstid og betingelser. Ordrebekreftelsen dokumenterer avtalen mellom partene, men er ikke et salgsdokument og skal ikke bokføres i regnskapet.

En ordrebekreftelse inneholder gjerne:

• kundens og selgerens navn og kontaktinformasjon
• ordrenummer og dato
• beskrivelse av varer eller tjenester og antall
• pris, eventuelle rabatter og om prisen er med eller uten mva
• leveringstid, leveringsmåte og fraktkostnader
• betalingsbetingelser og andre vilkår

Det er fakturaen som er salgsdokumentet og grunnlaget for bokføringen. Inntekten føres når varen er levert eller tjenesten er utført og fakturert, ikke når ordren bekreftes. Ordrebekreftelsen kan likevel være nyttig dokumentasjon hvis det oppstår uenighet om hva som var avtalt.

Eksempel: En møbelprodusent får en bestilling på tjue stoler fra et hotell og sender ordrebekreftelse med pris og leveringsdato om seks uker. Ingenting bokføres ennå. Når stolene leveres, sender produsenten en faktura, og det er den som bokføres som salgsinntekt og kundefordring.

Ordrebekreftelse må ikke forveksles med proformafaktura, som ligner en faktura, men brukes for eksempel ved forhåndsbetaling eller i tolldokumentasjon. Heller ikke den skal bokføres. Hvilke krav som gjelder for selve fakturaen, står i guiden hva må stå på en faktura.