Hva er en proformafaktura?

En proformafaktura er et dokument som ser ut som en faktura, men som bare viser hva en leveranse kommer til å koste. Den er ikke et krav om betaling og skal ikke bokføres. Proformafakturaer brukes mest ved forskuddsbetaling og ved forsendelser til utlandet der varen ikke er solgt, for eksempel vareprøver.

Hva betyr proforma

Proforma kommer fra latin og betyr «for formens skyld». En proformafaktura er altså en faktura bare i formen. Den har gjerne samme oppsett som en vanlig faktura, med varer, priser og betingelser, men den har ingen rettsvirkning som salgsdokument.

Den vanlige fakturaen kalles ofte handelsfaktura, eller commercial invoice på engelsk. Det er den som dokumenterer et faktisk salg, gir kunden betalingsplikt og bokføres i regnskapet.

Når brukes proformafaktura

Typiske situasjoner er

• Forskuddsbetaling. Kunden skal betale før du leverer, og trenger et dokument som viser hva det gjelder.
• Tilbud og budsjett. Kunden vil se nøyaktig hva leveransen koster før bestilling, for eksempel for å få godkjent innkjøpet internt.
• Vareprøver og gratis forsendelser. Varen sendes til utlandet uten at den er solgt, men tollmyndighetene trenger en verdi.
• Midlertidig utførsel. Utstyr som sendes ut for reparasjon, utstilling eller utleie og skal komme tilbake.
• Remburs og finansiering. Banken eller kunden trenger et dokument for å åpne en betalingsgaranti eller søke importlisens.

Proformafaktura ved eksport og import

Ved forsendelser over landegrensen må varens verdi oppgis til tollmyndighetene. Når varen er solgt, er det handelsfakturaen som legges til grunn. Når det ikke foreligger noe salg, for eksempel ved vareprøver, gaver eller varer som sendes på reparasjon, brukes en proformafaktura for å oppgi verdien.

Proformafakturaen bør da være tydelig merket «Proforma», og den bør vise avsender, mottaker, varebeskrivelse, antall, verdi per enhet og totalt, valuta og hvorfor varen sendes. Mange transportører og tollmyndigheter i mottakerlandet krever i tillegg varenummer og opprinnelsesland. Les mer om reglene for fakturering til utlandet.

Proformafaktura mal

En proformafaktura kan settes opp slik:

Felt	Eksempel
Overskrift	PROFORMA INVOICE
Avsender	Nordlys Design AS, org.nr. 912 345 678
Mottaker	Firma, adresse og land
Dato og referanse	20.10.2026, ordre 5521
Beskrivelse	3 lampeprøver, ikke for salg
Verdi	1 500 kr per stk., totalt 4 500 kr
Årsak	Vareprøver, ingen betaling

Bruk ikke fakturaens nummerserie på proformafakturaen. Da blir det hull i serien når proformaen aldri blir en ekte faktura. De fleste regnskapsprogrammer har en egen dokumenttype for proforma eller tilbud.

Skal proformafaktura bokføres

Nei. En proformafaktura er ikke et salgsdokument etter bokføringsforskriften og skal ikke bokføres som inntekt eller kundefordring. Den utløser heller ingen merverdiavgift.

Betaler kunden på forskudd etter en proformafaktura, bokfører du innbetalingen som forskudd fra kunde. Når varen leveres, sender du en vanlig faktura som oppfyller kravene til en faktura, og forskuddet avregnes mot den.

Fakturaen skal utstedes senest en måned etter leveringen. Det er først da inntekten og den utgående mva-en skal føres. Har du sendt en vanlig faktura ved en feil i stedet for en proforma, må den rettes med en kreditnota.

Forskjellen på proformafaktura og faktura

	Proformafaktura	Handelsfaktura
Betalingsplikt	Nei	Ja
Bokføres	Nei	Ja
Mva	Nei	Ja, når salget er avgiftspliktig
Nummerserie	Egen eller ingen	Fortløpende fakturanummer
Brukes til	Forskudd, tilbud, toll uten salg	Dokumentere salg og kreve betaling

Selger du mye til utlandet, kan en regnskapsfører hjelpe med riktig dokumentasjon for toll og mva. Vil du ha avlastning, kan du få tilbud fra en autorisert regnskapsfører.