Kreditnota – når og hvordan du lager en

En kreditnota er et dokument som annullerer hele eller deler av en faktura som allerede er sendt. Du bruker den når fakturaen var feil, når kunden returnerer varer eller når du gir avslag i prisen i etterkant. Å kreditere betyr altså å trekke tilbake et krav, og en kreditert faktura står ikke lenger som utestående.

Hvorfor du ikke kan slette en faktura

Når en faktura er utstedt, er den et bilag i regnskapet. Fakturaene skal ha fortløpende nummer, og det skal ikke være hull i nummerserien. Du kan derfor ikke slette eller endre en sendt faktura, selv om den inneholder feil.

Bokføringsforskriften § 5-2-7 sier at når et nytt salgsdokument skal erstatte et som allerede er sendt, skal det også utstedes en kreditnota som reverserer det opprinnelige. Rettingen blir dermed synlig og sporbar for kunden, revisor og Skatteetaten.

Når trenger du en kreditnota

Typiske situasjoner er

• feil pris, antall eller mva-sats på fakturaen
• fakturaen er sendt til feil kunde eller med feil organisasjonsnummer
• kunden returnerer hele eller deler av leveransen
• du gir prisavslag etter en reklamasjon
• et oppdrag blir avlyst etter at det er fakturert

Gjelder feilen bare en del av fakturaen, kan du kreditere den delen. Er hele fakturaen feil, krediterer du alt og sender en ny, riktig faktura.

Hva skal en kreditnota inneholde

En kreditnota er et salgsdokument og må oppfylle de samme kravene som en faktura. Den skal ha

• tydelig betegnelse som kreditnota
• eget nummer i nummerserien og dato
• selgers og kjøpers navn, adresse og organisasjonsnummer
• henvisning til fakturaen som krediteres
• hva som krediteres, med beløp og eventuell mva

Beløpene på kreditnotaen er negative eller angitt som fradrag. Selve kravene til innholdet finner du i artikkelen om hva som må stå på en faktura.

Har kunden fått fakturaen som EHF-faktura, skal kreditnotaen også sendes som EHF. Formatet har en egen dokumenttype for kreditnota.

Eksempel på kreditnota

Du har fakturert en kunde for 10 timer konsulentarbeid til 1 000 kroner timen, totalt 10 000 kroner pluss 2 500 kroner i mva. Kunden påpeker at det bare var 8 timer.

Du lager da en kreditnota på 2 timer, altså 2 000 kroner pluss 500 kroner i mva, til sammen 2 500 kroner. Kreditnotaen henviser til den opprinnelige fakturaen. Kunden skylder deg nå 10 000 kroner inkludert mva, og begge dokumentene blir stående i regnskapet.

Slik bokføres kreditnotaen

Kreditnotaen bokføres som det motsatte av fakturaen. Salgsinntekten og utgående mva reduseres, og kundefordringen går ned tilsvarende. I regnskapsprogrammet lager du normalt kreditnotaen direkte fra fakturaen, og posteringene skjer automatisk.

Mva-korreksjonen føres i terminen kreditnotaen er utstedt, ikke i terminen den opprinnelige fakturaen ble sendt. Det betyr at du ikke trenger å rette en mva-melding du allerede har levert. Les mer om inngående og utgående mva.

Kreditnota fra leverandør

Får du en kreditnota fra en leverandør, er den et bilag på samme måte som en inngående faktura. Du bokfører den som en reduksjon av kostnaden og den inngående mva-en, og leverandørgjelden går ned. Kreditnotaen bør knyttes til fakturaen den gjelder, slik at det er lett å se at de utligner hverandre i leverandørreskontroen.

Har du allerede betalt fakturaen, kan du enten trekke beløpet fra neste betaling eller be leverandøren betale tilbake. Avtal hva som gjelder, så unngår du at kreditnotaen blir liggende ubrukt. Dokumentasjonskravene til bilag gjelder også her.

Lager du mange kreditnotaer, kan det være et tegn på at fakturarutinene bør gjennomgås. En regnskapsfører kan hjelpe med oppsett og kontroll, og du kan få tilbud fra en autorisert regnskapsfører.