Bilag i regnskapet – krav til dokumentasjon og attestering

Et bilag er dokumentasjonen som viser at en transaksjon i regnskapet faktisk har skjedd, for eksempel en faktura, en kvittering, et kontoutskrift eller en lønnsslipp. Alt som bokføres, skal ha et bilag, og bilaget må vise hvem som har handlet med hvem, hva det gjelder, når det skjedde og hvor mye det kostet.

Hva er et bokføringsbilag?

Bokføringsloven krever at bokførte opplysninger er dokumentert på en måte som viser at de er berettiget. Bilaget er denne dokumentasjonen. Det vanligste er salgsfakturaer du sender og inngående fakturaer du mottar, men også bankbilag, lønnsdokumentasjon, kjørebok, reiseregninger og interne bilag for avskrivninger og korreksjoner regnes som bilag.

Et bilag kan være på papir eller elektronisk. Det avgjørende er innholdet, ikke formatet.

Hva må et bilag inneholde?

For salg krever bokføringsforskriften § 5-1-1 at salgsdokumentet minst inneholder

• nummer og dokumentasjonsdato,
• navn og organisasjonsnummer for selger, og navn og adresse eller organisasjonsnummer for kjøper,
• hva som er levert og hvor mye,
• tidspunkt og sted for leveringen,
• pris og betalingsfrist, og
• merverdiavgift i norske kroner, når salget er mva-pliktig.

Er selger mva-registrert, skal organisasjonsnummeret etterfølges av «MVA». Fra 1. januar 2028 skal også kjøperens organisasjonsnummer alltid stå på salgsdokumentet når kjøperen er bokføringspliktig.

Når du kjøper noe, er bilaget salgsdokumentet du får fra selgeren. Får du en faktura som mangler opplysninger, må du be om en ny. Detaljene for fakturaer står i bokføringsloven og bokføringsforskriften.

Salgskvittering og kontantkjøp

En vanlig salgskvittering fra en butikk viser ikke hvem som har kjøpt. Ved kontantkjøp over 1 000 kroner inkludert mva skal kjøpsdokumentasjonen derfor angi deg som kjøper. Kravet gjelder ikke når du betaler med bedriftens eget betalingskort, fordi kortet identifiserer kjøperen.

Mangler kjøper på kvitteringen, skal formålet med kjøpet komme klart frem, og dokumentasjonen skal dateres og signeres. Har en ansatt lagt ut for bedriften, gjelder egne regler for utlegg.

Ved bevertning skal bilaget vise formålet og hvem som deltok. For reiser skal det fremgå hvem som reiste, formålet og hvilke arrangementer den reisende deltok på.

Bilagsnummer

Alle bilag skal være nummerert eller merket på en måte som gjør det mulig å kontrollere at ingenting mangler. Det er dette som gir sporbarhet: Du skal kunne gå fra en post i resultatregnskapet ned til bilaget, og fra bilaget opp til regnskapet.

Salgsfakturaer skal ha forhåndsnummerering eller maskinelt tildelte nummer i en kontrollerbar sekvens. Hull i fakturanummerserien er noe Skatteetaten ser etter ved kontroll. Inngående bilag får normalt et bilagsnummer i regnskapsprogrammet når de bokføres, og posteringen knyttes til riktig konto i kontoplanen.

Hva er attestering?

Attestering betyr at noen bekrefter at en faktura er riktig før den betales og bokføres. Den som attesterer, kontrollerer at varen eller tjenesten er mottatt, at pris og mengde stemmer med avtalen, og at kostnaden gjelder virksomheten.

Loven krever ikke attestering i små bedrifter, men det er god internkontroll. I bedrifter med flere ansatte er det vanlig å skille mellom den som attesterer, ofte den som bestilte, og den som anviser betalingen, ofte daglig leder eller en budsjettansvarlig. De fleste regnskapsprogrammer har innebygd attesteringsflyt der godkjenningen lagres sammen med bilaget.

Hvor lenge må du oppbevare bilag?

Bilag og annen dokumentasjon av bokførte opplysninger skal oppbevares i fem år etter utgangen av regnskapsåret. Bilag for 2026 må altså lagres til og med 2031. Avtaler, viktig korrespondanse og pakksedler har kortere oppbevaringstid, tre år og seks måneder.

Bilagene skal være sikret mot endring, sletting og tap, og de skal kunne skrives ut i lesbar form hele perioden. Elektronisk lagring er tillatt, også i et annet EØS-land, Storbritannia eller Sveits, så lenge du har gitt skattekontoret beskjed om hvor materialet ligger.

Elektroniske bilag fra 2027

Fra 1. januar 2027 må bokføringspliktige utstede elektronisk faktura i EHF- eller Peppol-format ved salg til andre bokføringspliktige som kan ta imot slike fakturaer. Fra 2030 blir det også plikt til å kunne motta elektronisk faktura. For de fleste betyr det at bilagene i økende grad kommer rett inn i regnskapsprogrammet, uten skanning.

Ligger bilagene spredt i e-post, skuffer og bilder på mobilen, er det et tegn på at regnskapsrutinene bør strammes opp. En regnskapsfører kan sette opp en enkel flyt for innsamling og attestering, og du kan få tilbud fra en autorisert regnskapsfører.