Utlegg – slik fører du ansattes og eiers utlegg

Et utlegg er en utgift som en ansatt, en eier eller bedriften selv betaler på vegne av noen andre, og som senere blir refundert. Når en ansatt kjøper materiell med eget kort, er det et ansattutlegg som bedriften skal betale tilbake. Utlegget bokføres som en vanlig kostnad med kvitteringen som bilag, mens refusjonen føres mot gjelden til den som la ut.

Hva er utlegg

I regnskapet brukes ordet om tre ulike situasjoner:

Type	Hvem betaler	Hvem bærer kostnaden
Ansattutlegg	En ansatt	Bedriften
Eiers utlegg	Eieren, privat	Bedriften
Utlegg for kunde	Bedriften	Kunden

De to første er bedriftens egne kostnader, betalt med feil penger. Den siste er en kostnad som tilhører kunden, og der avgjør mva-reglene hvordan den skal faktureres videre.

Ordet utlegg brukes også i en helt annen betydning, om tvangsinnfordring der namsmannen tar pant i eiendelene til den som skylder penger. Det er ikke tema her.

Krav til dokumentasjon

Et utlegg skal dokumenteres på samme måte som andre kjøp. Det betyr en kvittering eller faktura som viser selger, dato, hva som er kjøpt, beløp og mva. Kravene er forklart i artikkelen om kvittering.

Kvitteringen bør vise bedriften som kjøper. Ved kontantkjøp over 1 000 kroner inklusive mva skal dokumentasjonen angi kjøperen. Mangler kjøper, må formålet med kjøpet komme klart frem, og dokumentasjonen bør dateres og signeres av den som la ut. Hvordan bilaget skal se ut, står i artikkelen om bilag.

Kortutskrift eller kontoutskrift alene er ikke nok. Den viser at noe er betalt, men ikke hva som er kjøpt, og gir ikke grunnlag for mva-fradrag.

Slik fører du ansattes utlegg

1. Den ansatte samler kvitteringene og leverer dem med et utleggsskjema eller en reiseregning, med dato, formål og eventuelt prosjekt.
2. Leder attesterer at utgiftene gjelder bedriften.
3. Utlegget bokføres som kostnad med inngående mva der bedriften har fradragsrett, mot gjeld til den ansatte.
4. Bedriften betaler tilbake beløpet, og betalingen føres mot gjelden.

En ansatt kjøper rekvisita for 1 250 kroner inklusive mva med eget kort:

Konto	Debet	Kredit
Kontorrekvisita	1 000 kr
Inngående mva	250 kr
Gjeld til ansatte		1 250 kr

Ved utbetalingen føres 1 250 kroner til debet på gjelden til den ansatte og til kredit på bank.

Refusjon er ikke lønn

Refusjon av dokumenterte utlegg for bedriften er ikke skattepliktig for den ansatte. Får den ansatte mer enn det kvitteringene viser, eller er utlegget ikke dokumentert, blir det overskytende behandlet som lønn med skattetrekk og arbeidsgiveravgift.

Reiser følger egne regler. Reisekostnader refunderes etter bilag på en reiseregning, mens kost og nattillegg ofte dekkes etter statens satser for diett. Bruker den ansatte egen bil, betales kjøregodtgjørelse per kilometer.

Utgifter betalt av eier

Eier i aksjeselskap

Et aksjeselskap er et eget rettssubjekt. Betaler du som eier noe for selskapet med privat kort, skylder selskapet deg pengene. Utlegget bokføres som kostnad i selskapet mot gjeld til aksjonæren eller daglig leder, på samme måte som et ansattutlegg.

Selskapet kan betale deg tilbake skattefritt så lenge utlegget er dokumentert og gjelder selskapets virksomhet. Velger du å ikke ta pengene ut med en gang, står beløpet som gjeld til deg og kan betales tilbake senere. Private utgifter skal aldri føres i selskapet, selv om du vil betale dem tilbake.

Eier i enkeltpersonforetak

I et enkeltpersonforetak er eier og foretak samme person. Betaler du en foretaksutgift med privat kort, føres kostnaden i foretaket mot et privat innskudd på egenkapitalen. Det finnes ingen gjeld som må betales tilbake, men kvitteringen skal bokføres på samme måte, ellers mister du fradraget.

Det enkleste er å ha et eget kort til foretaket. Da slipper du blandingen av private og forretningsmessige betalinger.

Utlegg for kunde og viderefakturering

Når bedriften betaler noe som en kunde skal dekke, er det to mulige løsninger, og de gir ulik mva-behandling.

Utlegg i kundens navn

Merverdiavgiftsloven § 4-1 sier at godtgjørelse for utlegg pådratt i kjøpers navn og for kjøpers regning ikke er en del av vederlaget. Et typisk eksempel er en advokat som betaler et offentlig gebyr for klienten. Utgiften står i kundens navn, og bedriften krever bare beløpet tilbake.

Slike utlegg faktureres uten mva og holdes utenfor bedriftens egne inntekter og kostnader. Bedriften fører dem på en mellomregningskonto mot kunden, og kunden får eventuelt fradrag for mva ut fra originaldokumentet som står i kundens navn.

Viderefakturering

Kjøper bedriften noe i eget navn og fakturerer det videre til kunden, er det ikke et utlegg i mva-forstand. Kostnaden blir en del av det bedriften leverer, og skal som hovedregel faktureres med samme mva som hovedytelsen.

En rørlegger kjøper deler for 4 000 kroner eksklusiv mva til en jobb hos en kunde. Delene er kjøpt i rørleggerens navn. Rørleggeren fører kjøpet som varekostnad med fradrag for inngående mva og fakturerer delene videre til kunden med 25 prosent mva, gjerne med påslag. Det er dette som kalles viderefakturering med mva.

Hvordan fakturaen til kunden skal se ut, er forklart i artikkelen om fakturakrav. Er du i tvil om en kostnad er et utlegg eller skal viderefaktureres, avgjør det hvem kjøpet faktisk ble gjort i navnet til.

Vanlige feil med utlegg

• Kostnaden føres uten kvittering, bare med kontoutskrift.
• Private kjøp blandes inn i utleggsskjemaet.
• Refusjonen avrundes oppover, slik at den ansatte får mer enn kvitteringene viser.
• Varer kjøpt i eget navn faktureres videre uten mva som om de var utlegg.
• Eiers utlegg i aksjeselskap blir aldri bokført, og fradraget går tapt.

Mange utlegg, reiser og viderefaktureringer krever gode rutiner. Du kan få tilbud fra en autorisert regnskapsfører som setter opp et system for utlegg og refusjon.