Reiseregning – mal og regler

En reiseregning er den ansattes oppstilling over en jobbreise: hvor og hvorfor vedkommende reiste, når reisen startet og sluttet, og hvilke utgifter som skal dekkes. Den er bilaget for utbetalingen og et krav for at diett og kilometergodtgjørelse kan utbetales uten skattetrekk. Mangler reiseregningen eller viktige opplysninger, skal godtgjørelsen behandles som lønn.

Når trengs en reiseregning?

Du trenger reiseregning når den ansatte skal ha dekket utgifter til en reise i jobben. Det gjelder særlig tre typer utbetalinger:

• Kostgodtgjørelse (diett) for reiser over 15 kilometer som varer mer enn 6 timer
• Kilometergodtgjørelse når den ansatte bruker egen bil, motorsykkel eller båt
• Utlegg til billetter, hotell, parkering, bompenger og lignende som den ansatte har betalt selv

For diett og kilometergodtgjørelse er reiseregningen et vilkår for trekkfrihet etter skattebetalingsforskriften. For utlegg er den ofte et praktisk samleark, der kvitteringene legges ved. Hvordan selve utleggene behandles, står i artikkelen om utlegg.

Krav til innhold i reiseregningen

Skattebetalingsforskriften stiller minstekrav til hva reiseregningen skal vise. Kravene er litt forskjellige for diett og for bilgodtgjørelse, men i praksis bruker de fleste ett skjema som dekker begge.

For diett og nattillegg

• den ansattes navn, adresse og underskrift
• dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
• formålet med reisen
• hvilke møter, kurs eller arrangementer den ansatte deltok på
• navn og adresse på overnattingsstedet, og datoene hvis det var flere steder
• type overnatting: hotell, pensjonat, brakke, hybel eller privat, og om hybelen hadde kokemulighet

I tillegg bør reiseregningen vise hvilke måltider som var dekket av andre, fordi diettsatsen da skal reduseres.

For kilometergodtgjørelse

• den ansattes navn, adresse og underskrift
• dato for reisen og formålet
• reiseruten med utgangspunkt og endepunkt
• lokal kjøring på stedet og grunnen til eventuelle omveier
• antall kilometer kjørt
• navn på passasjerer, hvis du betaler passasjertillegg

Underskriften kan i dag være en elektronisk godkjenning i et reiseregningssystem. Det viktige er at det er den ansatte selv som bekrefter opplysningene, og at en leder har godkjent utbetalingen.

Mal for reiseregning

Det finnes ikke ett offentlig skjema som private bedrifter må bruke. Statlige virksomheter bruker egne løsninger etter statens reiseregulativ, men en privat bedrift kan bruke et regneark, et skjema i lønnssystemet eller en app, så lenge opplysningene over kommer med.

Slik kan en enkel reiseregning se ut for en dagsreise med egen bil:

Felt	Eksempel
Navn og adresse	Ola Hansen, Storgata 1, 0155 Oslo
Formål	Befaring og kundemøte hos kunde i Hamar
Avreise	12.10.2026 kl. 07.30, fra kontoret i Oslo
Hjemkomst	12.10.2026 kl. 20.00, til kontoret i Oslo
Reiserute	Oslo – Hamar – Oslo, med lokal kjøring på byggeplassen
Kjørte kilometer	260 km
Måltider dekket av andre	Ingen
Overnatting	Ingen
Utlegg	Parkering 180 kr, kvittering vedlagt
Godkjent	Ola Hansen og daglig leder, 14.10.2026

Regneeksempel

Bedriften betaler ut etter Skatteetatens skattefrie satser for 2026:

• Diett for dagsreise over 12 timer: 400 kroner
• Kilometergodtgjørelse: 260 km × 3,50 kroner = 910 kroner
• Refusjon av parkering etter kvittering: 180 kroner

Til sammen får Ola utbetalt 1 490 kroner uten skattetrekk. Hadde bedriften fulgt statens sats for bil på 5,30 kroner per kilometer, ville 1,80 kroner per kilometer, i alt 468 kroner, vært trekkpliktig lønn. Satsene og forskjellen mellom statens og Skatteetatens satser er forklart i artiklene om diett og statens satser og kjøregodtgjørelse.

Reiseregning når du reiser over flere dager

På reiser med overnatting blir reiseregningen viktigere, fordi diettsatsen avhenger av hvor den ansatte bodde. Hotellsatsen krever at overnattingen faktisk skjedde på hotell, og navnet og adressen på hotellet må stå i reiseregningen. Har den ansatte bodd privat og fått nattillegg, skal det fremgå at overnattingen var privat.

Hotellregningen er et eget bilag. Betaler den ansatte hotellet selv, refunderes det som utlegg mot kvittering. Har bedriften betalt hotellet direkte, skal den ansatte ikke ha refusjon, men reiseregningen skal fortsatt vise overnattingene og hvilke måltider som var inkludert.

Ved reiser i utlandet bør reiseregningen i tillegg vise hvilke land og byer den ansatte har vært i, og når. Satsene for kost og nattillegg er fastsatt per land, og uten disse opplysningene går det ikke an å kontrollere at riktig sats er brukt for hver del av reisen.

Frist for å levere reiseregning

Loven har ingen frist for når den ansatte må levere reiseregningen. Det er vanlig å sette en intern frist, for eksempel innen utgangen av måneden etter reisen. Da kommer utbetalingen med i riktig lønnskjøring, og bedriften får kostnaden bokført i riktig periode.

Lag gjerne en enkel reiseinstruks som sier hvilke satser bedriften bruker, hva som må dokumenteres og hvem som godkjenner. Det sparer tid i lønnskjøringen og gjør det lettere å svare hvis Skatteetaten spør.

Rapportering og bokføring

Diett og kilometergodtgjørelse skal rapporteres i a-meldingen, også når hele beløpet er trekkfritt. Den trekkfrie og den trekkpliktige delen rapporteres hver for seg. Refusjon av dokumenterte utlegg, som billetter og hotell mot kvittering, skal ikke rapporteres.

Reiseregningen er bilag for utbetalingen og skal oppbevares sammen med regnskapet, med kvitteringene vedlagt. I regnskapet føres kostnadene som reiseutgifter, fordelt på kontoer for reise, diett og bilgodtgjørelse.

Vanlige feil i reiseregninger

• Klokkeslett for avreise og hjemkomst mangler, slik at det ikke går an å kontrollere diettsatsen.
• Formålet er beskrevet som «møte» uten å si hvem eller hvor.
• Måltider som er dekket av arrangøren, er ikke trukket fra.
• Kjøreruten er ikke beskrevet, bare antall kilometer.
• Reiseregningen er ikke godkjent av noen andre enn den som reiste.

Feil i reiseregninger fører til at godtgjørelsen kan bli omgjort til lønn ved en kontroll, med etterberegning av skattetrekk og arbeidsgiveravgift. Har bedriften mange reisende, kan en regnskapsfører sette opp rutiner og systemer for reiseoppgjør. Du kan få tilbud fra en autorisert regnskapsfører som tar seg av lønn og reiseregninger.