Kvittering og kontantfaktura – krav og mal

En kvittering er salgsdokumentet ved kontantsalg, altså salg der kunden betaler med kort eller kontanter idet varen eller tjenesten leveres. Kvitteringen skal ha de samme grunnopplysningene som en faktura, i tillegg til klokkeslett for salget. Har du jevnlig kontantsalg, må kvitteringen som hovedregel skrives ut fra et godkjent kassasystem.

Hva regnes som kontantsalg

Bokføringsforskriften definerer kontantsalg som salg der betalingen gjøres opp ved levering, enten med kontanter eller betalingskort. Salg i nettbutikk og salg mot oppkrav regnes ikke som kontantsalg, selv om kunden betaler med kort.

Skillet er viktig fordi kontantsalg har egne regler for kassasystem, kvittering og dagsoppgjør. Selger du mot faktura med betalingsfrist, er det reglene for hva som må stå på en faktura som gjelder.

Hva må stå på en kvittering

En salgskvittering skal inneholde opplysningene som kreves for salgsdokumenter, og i tillegg klokkeslett. For en butikk eller kafé betyr det normalt

• selgers navn og organisasjonsnummer, med «MVA» hvis du er mva-registrert
• kvitteringsnummer, dato og klokkeslett
• hva som er solgt og hvor mye
• pris og mva-beløp
• betalingsmåte

Selger du til forbrukere i en detaljhandel, kan du som hovedregel la være å oppgi kjøper. Kjøper skal likevel angis når en bokføringspliktig kunde kjøper varer til videresalg eller produksjon for mer enn 1 000 kroner inkludert mva. Betales 40 000 kroner eller mer kontant, skal kjøper alltid angis, og du skal signere og stemple kvitteringen.

Ber kunden om å få navnet sitt på kvitteringen, skal du gjøre det. Det er vanlig når kunden skal bruke kvitteringen som bilag i sitt eget regnskap.

Kassasystem og Z-rapport

Har du kontantsalg, skal salget som hovedregel registreres fortløpende i et kassasystem med produkterklæring. Det er et system leverandøren har erklært at oppfyller kravene i kassasystemlova. Du må skrive ut kvittering ved hvert salg, men den kan sendes elektronisk.

Ved slutten av dagen tar du ut en Z-rapport fra hvert kassapunkt. Z-rapporten er dagsoppgjøret og viser samlet salg, mva, betalingsmåter, returer og korreksjoner siden forrige oppgjør. Du skal også ta ut rapport fra betalingsterminalen.

Kasseoppgjøret gjør du ved å telle kontantbeholdningen og avstemme den mot Z-rapporten. Differanser skal forklares, og oppgjøret skal dateres og signeres. Z-rapportene og avstemmingen oppbevares som dokumentasjon for salget.

Når du ikke trenger kassasystem

Kravet om kassasystem gjelder ikke i alle tilfeller. Du kan dokumentere salget på enklere måter når

• det samlede kontantsalget i virksomheten ikke er mer enn 50 000 kroner eksklusive mva i regnskapsåret, eller
• du driver ambulerende eller sporadisk salg, for eksempel på marked, og dette salget ikke er mer enn tre ganger folketrygdens grunnbeløp i året

Grunnbeløpet er 136 549 kroner fra 1. mai 2026. Under grensene kan salget dokumenteres i en innbundet bok med forhåndsnummererte sider, med forhåndsnummererte salgsbilag eller med en datert og signert oppstilling over varer og kontanter. Kunden skal få kvittering hvis han ber om det.

Du kan også velge å utstede en kontantfaktura for hvert salg i stedet for å bruke kassasystem.

Kontantfaktura

En kontantfaktura er en faktura som betales med en gang. Den skal ha samme innhold som en vanlig faktura, med nummer, dato, selger og kjøper, ytelse, pris og mva. Forskjellen er at den viser at beløpet er betalt, og at det ikke er noen betalingsfrist.

Kontantfaktura passer for håndverkere og andre som tar betalt på stedet, men ikke har kassasystem. Lager du den i regnskapsprogrammet, får den riktig nummer og blir bokført automatisk.

Mal for kvittering

En håndskrevet kvittering eller kontantfaktura bør inneholde dette:

• Selger: Strand Keramikk, org.nr. 923 456 789 MVA
• Kvittering nr.: 0217 Dato: 20. oktober 2026, kl. 14.35
• Kjøper: Navn og adresse, når det kreves
• Solgt: 2 serveringsfat à 640 kr = 1 280 kr
• Herav mva 25 %: 256 kr
• Betalt: 1 280 kr med kort

Bruker du en kvitteringsblokk, skal sidene være forhåndsnummerert. Behold en kopi av hver kvittering, så har du dokumentasjonen samlet. En mal i Word fungerer også, så lenge nummereringen er fortløpende og kopiene oppbevares.

Kvitteringer du får når du kjøper noe

Kvitteringer fra innkjøp er bilag i ditt eget regnskap. Betaler du med bedriftens eget kort, viser kortet hvem som er kjøper, og en vanlig butikkvittering er nok. Betaler du kontant for mer enn 1 000 kroner inkludert mva, skal kvitteringen ha bedriften som kjøper.

Mangler kjøperen, skal formålet med kjøpet gå frem, og kvitteringen skal dateres og signeres. Har en ansatt betalt med egne penger, gjelder reglene for utlegg. Ved bevertning skal det fremgå hvem som deltok og hva formålet var.

Kjøper du noe fra en privatperson som ikke er bokføringspliktig, får du ingen kvittering. Da kan du som kjøper sette opp et kjøpsdokument med partene, hva som er kjøpt, dato og pris, og la selgeren signere det.

Kvittering-app og oppbevaring

Mange tar bilde av kvitteringene med en app fra regnskapsprogrammet. Bildet blir bilaget, og kvitteringen kommer rett inn i regnskapet. Det gir mindre papir og gjør det enklere å ikke miste noe.

Kvitteringer skal oppbevares i fem år etter utgangen av regnskapsåret. Termiske papirkvitteringer blekner ofte lenge før fristen, så et lesbart bilde eller en skannet kopi er tryggere enn originalen i skuffen. Reglene for oppbevaring står i artikkelen om bokføringsloven.

Hvis du har mistet en kvittering

Finner du ikke kvitteringen, kan du be butikken om en kopi. Mange kan finne den igjen ut fra tidspunkt og beløp. Får du ikke kopi, må du kunne sannsynliggjøre at utgiften er reell, for eksempel med kontoutskrift og en signert forklaring. Fradrag for inngående mva krever normalt et ordentlig salgsdokument.

Har du mye kontantsalg, flere kassapunkter eller usikkerhet om kassasystemet oppfyller kravene, kan en regnskapsfører gå gjennom rutinene med deg. Du kan få tilbud fra en autorisert regnskapsfører.