Bokføringsloven og bokføringsforskriften

Bokføringsloven fastsetter hvordan næringsdrivende skal registrere, dokumentere og oppbevare opplysninger om inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld. Loven gjelder alle som driver virksomhet og leverer skattemelding for næringsinntekt eller mva-melding. Detaljene, blant annet kravene til hva en faktura skal inneholde, står i bokføringsforskriften.

Hvem har bokføringsplikt?

Bokføringsplikten følger av bokføringsloven § 2. Den gjelder

• alle som har regnskapsplikt etter regnskapsloven, for eksempel aksjeselskaper,
• alle som driver virksomhet og har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt, og
• alle som skal levere mva-melding.

Det betyr at også små enkeltpersonforetak uten regnskapsplikt har bokføringsplikt. Forskjellen er at de ikke må lage årsregnskap, men de må fortsatt bokføre og dokumentere alle transaksjoner.

Bokføringsplikten gjelder fra første transaksjon, også kostnader du har før virksomheten er registrert. Skattekontoret kan i tillegg pålegge bokføringsplikt for inntil to år av gangen dersom de mener noen driver næring uten å bokføre.

De grunnleggende bokføringsprinsippene

Bokføringsloven § 4 har ti prinsipper som all bokføring skal følge:

1. Regnskapssystem. Det skal finnes et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem.
2. Fullstendighet. Alle transaksjoner skal bokføres.
3. Realitet. Det som bokføres, skal gjelde faktiske hendelser i virksomheten.
4. Nøyaktighet. Opplysningene skal være korrekte.
5. Ajourhold. Bokføringen skal holdes oppdatert.
6. Dokumentasjon. Alt som bokføres, skal være dokumentert.
7. Sporbarhet. Det skal være mulig å gå begge veier mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og regnskapsrapporter.
8. Oppbevaring. Materialet skal lagres så lenge det trengs for kontroll.
9. Sikring. Materialet skal være sikret mot endring, sletting og tap.
10. God bokføringsskikk. Bokføringen skal følge god praksis.

Hvor ofte må du bokføre?

Bokføringen skal skje så ofte som virksomhetens art og omfang tilsier. Den skal være à jour innen fristene for pliktig rapportering, for eksempel mva-meldingen, og aldri sjeldnere enn hver fjerde måned. Kontantsalg skal registreres daglig.

Etter at fristen for rapportering er passert, kan du ikke endre eller slette det som er bokført. Feil rettes med en ny, dokumentert postering som reverserer den gamle.

Krav til dokumentasjon og faktura

Alt som bokføres, skal være dokumentert med et bilag. Bokføringsforskriften § 5-1-1 lister opp hva et salgsdokument minst skal inneholde:

1. nummer og dokumentasjonsdato
2. angivelse av partene, med selgers navn og organisasjonsnummer
3. hva som er levert og omfanget
4. tidspunkt og sted for levering
5. vederlag og betalingsfrist
6. merverdiavgift i norske kroner, når salget er avgiftspliktig
7. merknaden «Omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet» når kjøperen skal beregne avgiften

Er selger registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av «MVA». Et aksjeselskap skal i tillegg ha ordet «Foretaksregisteret» og adressen til hovedkontoret på fakturaen.

Fakturaen skal utstedes snarest mulig og senest én måned etter levering. Leveranser som faktureres månedlig, kan faktureres innen femten virkedager i måneden etter. Skal en faktura erstattes, må du utstede en kreditnota som reverserer den opprinnelige.

Kontantsalg, valuta og språk

Selger du mot kontant betaling, også med kort i butikk, skal salget registreres i et kassasystem med produkterklæring etter kassasystemlova. Kunden skal få salgskvittering, og det skal tas dagsoppgjør. Ambulerende og sporadisk kontantsalg, for eksempel på markeder, har egne og enklere regler.

Bokføringen skal skje i norske kroner, med mindre forskriften gir unntak. Spesifikasjoner og dokumentasjon du lager selv, skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Fakturaer du mottar på andre språk, kan Skatteetaten kreve oversatt ved kontroll.

Spesifikasjoner og kontoplan

Bokføringspliktige skal minst hver fjerde måned kunne ta ut spesifikasjoner som bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon, kunde- og leverandørspesifikasjon og spesifikasjon av uttak til eiere. I tillegg kommer spesifikasjon av mva og lønn for hver rapporteringsperiode. I praksis henter du dette ut av regnskapsprogrammet, og en ryddig kontoplan gjør jobben enklere.

Oppbevaring

Årsregnskap, spesifikasjoner og dokumentasjon av bokførte opplysninger skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Avtaler, korrespondanse med vesentlig tilleggsinformasjon og utgående pakksedler skal oppbevares i tre år og seks måneder.

Materialet skal oppbevares ordnet, være sikret mot tap og endring og kunne skrives ut på papir i hele perioden. Elektronisk materiale kan lagres i et annet EØS-land, Storbritannia eller Sveits, men du må informere skattekontoret skriftlig om hvor det ligger.

Bokettersyn

Et bokettersyn er en kontroll der Skatteetaten går gjennom regnskapet og dokumentasjonen i virksomheten. Skatteetaten kan be om innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet, og du har plikt til å bistå. Har du overlatt bokføringen til en regnskapsfører, gjelder plikten også for regnskapsføreren.

Kontrollen kan være varslet eller uanmeldt og ende med endret skatt eller mva, tilleggsskatt og i alvorlige tilfeller anmeldelse. Brudd på reglene om bokføring kan straffes etter straffeloven §§ 392 til 394.

Endringer i bokføringsloven fra 2027

Stortinget vedtok i juni 2026 lov om pliktig digital bokføring og e-fakturering. Endringene trer i kraft gradvis:

Fra	Endring
1. januar 2027	Plikt til å utstede elektronisk faktura (EHF eller Peppol BIS, versjon 3.0 eller nyere) ved salg til andre bokføringspliktige
1. januar 2027	Unntaket fra krav om elektronisk tilgjengelighet for virksomheter med omsetning under 5 millioner kroner oppheves
1. januar 2028	Kjøperens organisasjonsnummer skal stå på salgsdokumentet, og salgsdokumentet skal alltid sendes til bokføringspliktig kjøper
1. januar 2030	Plikt til å kunne motta elektronisk faktura, og krav om at bokføringen skjer i et elektronisk regnskapssystem

Frem til 2030 gjelder plikten til å sende e-faktura i praksis bare når kunden er registrert for å ta imot e-faktura. I overgangsperioden kan også andre strukturerte formater brukes, men PDF regnes ikke som elektronisk faktura. Virksomheter med omsetning på under 50 000 kroner i året får unntak fra kravet om digital bokføring.

Fører du regnskapet manuelt eller i regneark i dag, er det lurt å bytte til et regnskapsprogram i god tid før kravene slår inn. Hvordan du kommer i gang, forklarer vi i hvordan føre regnskap. Vil du heller overlate bokføringen til noen andre, kan du få tilbud fra en autorisert regnskapsfører.