Hvordan føre regnskap selv i ENK og AS

Å føre regnskap betyr å registrere alle inntekter og kostnader i virksomheten med dokumentasjon, slik at du kan levere mva-melding, skattemelding og eventuelt årsregnskap. Du trenger ingen godkjenning for å føre ditt eget regnskap, men du må følge bokføringsreglene. Med et regnskapsprogram, en egen bankkonto og faste rutiner klarer mange små bedrifter det meste selv.

Hva du trenger for å føre regnskap selv

Før du begynner, bør disse tingene være på plass:

• Et regnskapsprogram. Programmet holder orden på kontoplanen, lager rapporter og sender mva-melding. Se hva du bør se etter i artikkelen om regnskapsprogram.
• En egen bankkonto for virksomheten. Det gjør bokføringen og avstemmingen mye enklere, særlig i et enkeltpersonforetak.
• En kontoplan. De fleste programmer bruker standard kontoplan basert på NS 4102, som er et godt utgangspunkt.
• Et system for bilag. Alle kvitteringer og fakturaer skal tas vare på og knyttes til posteringene.

Fra 1. januar 2030 skal bokføring som hovedregel skje i et elektronisk regnskapssystem. Allerede fra 1. januar 2027 må du sende elektronisk faktura til andre bokføringspliktige som kan motta det. Virksomheter med omsetning på 50 000 kroner eller mindre i året er unntatt fra deler av disse kravene.

Regnskap i enkeltpersonforetak og AS: forskjellene

Selve bokføringen er lik, men noen ting skiller seg.

	Enkeltpersonforetak	Aksjeselskap
Årsregnskap til Brønnøysund	Nei, som regel ikke	Ja, alltid
Lønn til eier	Nei, du tar ut privat	Ja, eller utbytte
Private uttak	Føres mot egenkapitalen	Ikke tillatt uten lønn, utbytte eller lån
Skattemelding	Med næringsspesifikasjon	Egen skattemelding for AS

I et enkeltpersonforetak er pengene i bedriften dine. Når du overfører til privatkontoen, fører du det som privat uttak mot egenkapitalen, ikke som en kostnad. Betaler du en bedriftskostnad med privat kort, fører du den som innskudd fra eier.

I et aksjeselskap er selskapets penger ikke dine. Du må ta dem ut som lønn, utbytte eller et lån som er dokumentert. Mange som starter AS undervurderer dette, og det gir ofte tilleggsarbeid i årsoppgjøret.

Slik fører du regnskap steg for steg

1. Samle bilagene

Alt som skal i regnskapet, må dokumenteres med et bilag: utgående fakturaer, inngående fakturaer, kvitteringer, kontoutskrifter og avtaler. Last opp kvitteringer fortløpende. En kvittering som ligger i en jakkelomme i tre måneder, blir ofte borte.

2. Konter og bokfør

Å kontere betyr å bestemme hvilke kontoer en transaksjon skal føres på. Hver postering har en debetside og en kreditside med like store beløp. Grunnprinsippene er forklart i artikkelen hva er bokføring.

Eksempel på kontering av en faktura: Du kjøper kontorrekvisita for 1 250 kroner inkludert 25 prosent mva, på faktura med 14 dagers forfall.

Konto	Debet	Kredit
6800 Kontorrekvisita	1 000
2710 Inngående mva	250
2400 Leverandørgjeld		1 250

Når du betaler fakturaen, debiterer du 2400 Leverandørgjeld og krediterer 1920 Bank med 1 250 kroner. Er du ikke mva-registrert, fører du hele beløpet som kostnad.

Utgående fakturaer føres på samme måte, bare motsatt. Salgsinntekten krediteres, utgående mva krediteres, og kundefordringen debiteres.

3. Avstem banken

Sammenlign saldoen på bankkontoen i regnskapet med saldoen i nettbanken. Hver forskjell betyr at noe mangler eller er ført feil. Fremgangsmåten står i guiden om bankavstemming.

4. Lever mva-melding

Er du registrert i Merverdiavgiftsregisteret, sender du mva-melding for hver termin, normalt annenhver måned. Regnskapsprogrammet beregner meldingen ut fra mva-kodene på posteringene. Fristen er normalt den 10. i andre måned etter terminen.

5. Kjør lønn hvis du har ansatte

Har du ansatte, eller tar du ut lønn fra eget AS, må du beregne forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, levere a-melding og betale trekket. Lønn er det området der flest småbedrifter velger å få hjelp.

6. Gjør årsoppgjøret

Etter årets slutt skal alle kontoer avstemmes, avskrivninger beregnes og periodiseringer være på plass. Deretter leverer du skattemelding og, for aksjeselskap, årsregnskap. Årsoppgjøret er den mest krevende delen av regnskapsåret.

Et år med regnskap: de faste oppgavene

Det hjelper å se året under ett. For et lite mva-registrert foretak med to måneders terminer ser de faste oppgavene typisk slik ut:

Når	Oppgave
Løpende	Laste opp bilag og sende fakturaer
Hver måned	Avstemme bank, kjøre lønn og levere a-melding hvis du har ansatte
Annenhver måned	Avstemme mva-kontoene og levere mva-melding
Januar–februar	Avslutte året, telle varelager og avstemme alle balansekontoer
Vår	Levere skattemelding, for AS innen 31. mai
Innen 31. juli	Sende årsregnskap for AS til Regnskapsregisteret

Enkeltpersonforetak betaler i tillegg forskuddsskatt fire ganger i året. Aksjeselskaper betaler forskuddsskatt i to terminer året etter inntektsåret.

Hvor ofte må du bokføre

Bokføringen skal holdes ajour, og senest innen fristen for den rapporteringen du er pliktig til. For de fleste er det mva-meldingen. En god vane er å sette av fast tid hver uke eller hver måned. Det tar kortere tid totalt enn å ta alt rett før fristen.

Regnskapsmaterialet skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Reglene for dokumentasjon og oppbevaring står i bokføringsloven og bokføringsforskriften.

Vanlige feil når du fører regnskapet selv

• Private kjøp blandes med bedriftens kjøp på samme konto.
• Mva trekkes fra på kostnader som ikke gir fradrag, som representasjon og personbil.
• Store innkjøp kostnadsføres direkte, selv om de skal avskrives.
• Kontantsalg og vippsbetalinger dokumenteres for dårlig.
• Lån mellom aksjonær og AS føres uten avtale.
• Bankkontoen avstemmes ikke før året er omme.

Når bør du få hjelp

Har du få transaksjoner og ingen ansatte, klarer du ofte den løpende bokføringen selv. Mange setter likevel bort årsoppgjøret, lønn eller begge deler. Om du trenger regnskapsfører, avhenger av hvor mye tid du har og hvor komplisert driften er, se må man ha regnskapsfører. Vil du sammenligne priser, kan du få tilbud fra en autorisert regnskapsfører.