Bankavstemming – slik avstemmer du regnskapet

Bankavstemming er kontrollen av at saldoen på bankkontoen i regnskapet er lik saldoen i banken på samme dato. Stemmer ikke tallene, finner du ut hvorfor og retter feilen. Avstemmingen er den enkleste måten å fange opp glemte bilag, dobbeltføringer og feilførte beløp før de havner i mva-meldingen og årsregnskapet.

Hva er bankavstemming

I regnskapet har hver bankkonto en egen konto i hovedboken, typisk 1920 Bankinnskudd. Hver gang penger går inn eller ut av banken, skal det finnes en postering på denne kontoen. Ved avstemming sammenligner du saldoen på konto 1920 med saldoen på kontoutskriften per samme dato.

Er saldoene like, er bankkontoen avstemt. Er de ulike, finnes det minst én transaksjon som er ført i banken, men ikke i regnskapet, eller omvendt. Avstemmingen er en del av det å holde hovedbok og saldobalanse riktig.

Hvorfor du må avstemme regnskapet

Bokføringsreglene krever at regnskapet er korrekt og kan dokumenteres. Ved årsslutt skal bankinnskudd dokumenteres med kontoutskrift eller bekreftelse fra banken, og saldoen i regnskapet skal stemme med den. Uten løpende avstemming blir det tungt å få dette til i årsoppgjøret.

Avstemming handler også om kontroll. Den avslører betalinger som er trukket feil, kunder som ikke har betalt, og bilag som aldri ble registrert. Mangler du et kostnadsbilag, mister du både fradraget og eventuell inngående mva.

Slik gjør du en bankavstemming steg for steg

1. Velg dato. Bruk en fast avstemmingsdato, for eksempel siste dag i måneden eller terminen.
2. Hent saldoen fra banken. Ta ut kontoutskrift eller saldo per avstemmingsdatoen fra nettbanken.
3. Hent saldoen fra regnskapet. Finn saldoen på bankkontoen i hovedboken per samme dato.
4. Sammenlign transaksjon for transaksjon. Huk av hver bevegelse i banken mot en postering i regnskapet. De fleste regnskapsprogrammer gjør dette automatisk med bankkobling, men du må selv ta stilling til det som ikke matches.
5. Finn og forklar differansen. List opp poster som bare finnes på én side.
6. Rett feilene. Bokfør manglende bilag, korriger feil beløp og slett dobbeltføringer med korreksjonsbilag.
7. Dokumenter avstemmingen. Lagre en avstemmingsoversikt med dato, saldoer og forklaring på eventuelle åpne poster.

Eksempel på bankavstemming

Per 31. mars viser banken 189 300 kroner, mens konto 1920 i regnskapet viser 179 550 kroner. Differansen er 9 750 kroner.

Post	Beløp
Saldo i regnskapet	179 550 kr
Kundeinnbetaling 30. mars, ikke bokført	+ 6 250 kr
Bankgebyr for mars, ikke bokført	− 250 kr
Leverandørfaktura bokført to ganger	+ 1 250 kr
Utbetaling registrert i regnskapet, belastet i banken 1. april	+ 2 500 kr
Saldo i banken	189 300 kr

De tre første postene er feil i regnskapet og må rettes. Den siste er en tidsforskjell: utbetalingen er riktig ført, men banken har trukket den etter avstemmingsdatoen. Den forsvinner av seg selv neste måned og skal ikke korrigeres.

Typiske årsaker til avvik

• Manglende bilag. Gebyrer, renter, kortkjøp og abonnementer som trekkes automatisk, glemmes ofte.
• Dobbeltføring. Samme faktura er ført både ved mottak og ved betaling på feil måte.
• Feil beløp. Et tall er tastet feil, eller et delbeløp er betalt.
• Feil konto. Transaksjonen er ført mot en annen bankkonto eller mot kasse.
• Private transaksjoner. I et enkeltpersonforetak blir private uttak og innskudd lett glemt. De skal føres mot egenkapitalen.
• Tidsforskjeller. Betalinger som er registrert, men ikke gjennomført i banken ennå.

Bruker du egen bedriftskonto, blir avstemmingen langt enklere enn om private og næringsmessige transaksjoner går på samme konto.

Avstemming av andre kontoer

Banken er bare én av kontoene som bør avstemmes. Ved hver termin og ved årsslutt bør du også kontrollere:

• Kundefordringer og leverandørgjeld mot reskontro, slik at åpne poster i reskontroen er lik saldoen i hovedboken.
• Mva-kontoene mot mva-meldingen for terminen.
• Skyldig forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift mot a-meldingen og innbetalingene.
• Lønnskontoene mot lønnssystemet.

En fullstendig avstemming av balansen er en forutsetning for et riktig årsregnskap.

Hvor ofte bør du avstemme banken

Bokføringen skal være ajour innen fristen for den rapporteringen du har, for de fleste mva-meldingen. Det praktiske minimum er derfor å avstemme banken før hver mva-melding. Har du mange transaksjoner, er det enklere å gjøre det månedlig eller ukentlig, fordi avvikene er ferskere og lettere å finne.

Med bankkobling i regnskapsprogrammet kan du avstemme fortløpende. Programmet foreslår koblinger mellom banktransaksjoner og bilag, og du godkjenner dem. Det reduserer arbeidet, men erstatter ikke en sluttkontroll av saldoen.

Når avstemmingen ikke går opp

Finner du ikke differansen, kan disse grepene hjelpe:

• Del differansen på 9. Går det opp, kan det skyldes ombyttede siffer, for eksempel 540 ført som 450.
• Sjekk om differansen tilsvarer et enkelt beløp i banken eller regnskapet.
• Gå tilbake til forrige avstemte dato og kontroller at saldoen stemte da.
• Kontroller om noen har bokført i en lukket periode etter siste avstemming.

Ble ikke tidligere perioder avstemt, kan du måtte gå langt tilbake. Da lønner det seg å begynne med den eldste perioden og jobbe deg fremover. Les mer om hvordan du bygger gode rutiner i guiden om å føre regnskap selv.

Bankavstemming ved årsslutt

Avstemmingen per 31. desember er den viktigste i året. Saldoen på hver bankkonto i regnskapet skal da stemme med saldobekreftelsen eller kontoutskriften fra banken, og dokumentasjonen skal tas vare på sammen med årsoppgjøret.

Husk at alle konti skal med, også sparekonto, valutakonto og eventuelle kortkonti. En glemt sparekonto med renteinntekter gir feil både i balansen og i resultatet. Har du åpne tidsforskjeller på nyttår, skal de være forklart og forsvinne i januar.

Mange regnskapsførere ber om en samlet saldooversikt fra banken per 31. desember. Den kan du som regel laste ned i nettbanken. Har du lån i banken, bør du også avstemme lånesaldoen og renten mot oversikten.

Hjelp med avstemming og årsoppgjør

Bankavstemming er noe du fint kan gjøre selv med et moderne regnskapsprogram. Har regnskapet store, uforklarte differanser, eller nærmer det seg årsoppgjør, kan det spare tid å få hjelp. Du kan få tilbud fra en autorisert regnskapsfører som avstemmer og rydder i regnskapet.