Hovedbok og saldobalanse forklart

Hovedboken er regnskapets samling av alle kontoer, med hver enkelt postering som er ført på dem. Saldobalansen er et sammendrag av hovedboken som viser saldoen på hver konto på en bestemt dato. Hovedboken forteller deg hva som har skjedd, saldobalansen hvor du står.

Hva er hovedbok

Hovedboken inneholder alle kontoene i kontoplanen som er i bruk, og alle bevegelser på dem. For hver konto ser du dato, bilagsnummer, tekst, beløp i debet eller kredit og løpende saldo. Når du bokfører et bilag, havner posteringene i hovedboken.

I bokføringsregelverket kalles dette en kontospesifikasjon. Den er en av de pliktige spesifikasjonene du skal kunne ta ut av regnskapet, sammen med blant annet bokføringsspesifikasjonen (bilagsjournalen) og kunde- og leverandørspesifikasjonene.

Hovedbok og reskontro

Hovedboken har én samlekonto for kundefordringer og én for leverandørgjeld. Detaljene per kunde og leverandør ligger i reskontroen. Summen av alle åpne poster i kundereskontroen skal være lik saldoen på kundefordringskontoen i hovedboken. Det samme gjelder leverandørsiden.

Hva er saldobalanse

Saldobalansen er en liste over alle kontoer med saldo per en gitt dato. Den viser ofte inngående balanse, bevegelse i perioden og utgående saldo. Siden hver postering har like stor debet og kredit, skal summen av alle saldoer i saldobalansen være null.

Saldobalansen deles naturlig i to:

• Balansekontoer (klasse 1 og 2) viser eiendeler, gjeld og egenkapital. Saldoen tas med over i neste år.
• Resultatkontoer (klasse 3 til 8) viser inntekter og kostnader. De nullstilles ved årsskiftet når resultatet overføres til egenkapitalen.

Eksempel på saldobalanse

En forenklet saldobalanse for et lite aksjeselskap per 30. juni kan se slik ut:

Konto	Navn	Saldo
1500	Kundefordringer	85 000
1920	Bankinnskudd	240 000
2000	Aksjekapital	−30 000
2050	Annen egenkapital	−120 000
2400	Leverandørgjeld	−40 000
2700	Utgående mva	−55 000
3000	Salgsinntekt	−600 000
4000	Varekostnad	180 000
5000	Lønn	260 000
6300	Leie lokaler	80 000
	Sum	0

Positive tall er debetsaldoer og negative tall kreditsaldoer, slik de fleste regnskapsprogrammer viser det. Inntekter, gjeld og egenkapital står normalt med kreditsaldo. Prinsippet bak er forklart i artikkelen om debet og kredit.

Av tallene ser du at resultatet hittil i år er et overskudd på 80 000 kroner: inntekter på 600 000 minus kostnader på 520 000.

Hva bruker du saldobalansen til

Saldobalansen er det viktigste arbeidsverktøyet når du kontrollerer regnskapet. Den brukes til å:

• avstemme kontoer. Saldoen på bankkontoen skal stemme med kontoutskriften, og mva-kontoene med mva-meldingen. Se guiden om bankavstemming.
• oppdage feil. En kreditsaldo på bank, en debetsaldo på leverandørgjeld eller en kostnadskonto som plutselig er tre ganger så høy som i fjor, er tegn på feilføring.
• lage rapporter. Resultatregnskap og balanse settes sammen ved å summere kontoene i saldobalansen.
• følge økonomien. En saldobalanse per måned gir et raskt bilde av resultatet og likviditeten.

Hovedbok og saldobalanse i årsoppgjøret

I årsoppgjøret går regnskapsføreren gjennom saldobalansen konto for konto. Hver balansekonto skal kunne forklares med dokumentasjon, for eksempel kontoutskrift, reskontroliste, lageroversikt eller avskrivningsplan. Avvik rettes med korreksjonsposteringer før årsregnskapet settes opp.

Selskaper med regnskapsplikt bygger årsregnskapet på den avstemte saldobalansen. Enkeltpersonforetak uten regnskapsplikt bruker den samme saldobalansen som grunnlag for næringsspesifikasjonen. Vil du ha hjelp til gjennomgangen, kan du få tilbud fra en autorisert regnskapsfører.