Velge eller bytte regnskapsprogram

Det finnes ikke ett regnskapsprogram som er best for alle. Det riktige valget avhenger av om du har enkeltpersonforetak eller AS, om du har ansatte, varelager eller nettbutikk, og om en regnskapsfører skal jobbe i samme system. Fra 1. januar 2027 må du også kunne sende elektroniske fakturaer til andre bedrifter, så programmet bør støtte EHF.

Hva et regnskapsprogram skal gjøre

Et moderne regnskapsprogram er mer enn en hovedbok. For en liten norsk virksomhet bør det dekke dette:

• fakturering og purring
• bankintegrasjon som henter transaksjoner automatisk
• bokføring med mva-koder og standard kontoplan
• innsending av mva-melding direkte til Skatteetaten
• lønn og a-melding, hvis du har ansatte eller tar lønn fra eget AS
• årsoppgjør og levering av næringsspesifikasjon
• eksport av regnskapet i SAF-T-format

Mangler programmet noe av dette, må du kombinere det med andre løsninger, og da øker både kostnaden og risikoen for feil.

Nye krav: e-faktura og digital bokføring

Stortinget vedtok i juni 2026 endringer i bokføringsloven om pliktig digital bokføring og e-fakturering. Skatteetaten oppgir disse datoene:

Fra	Krav
1. januar 2027	Bokføringspliktige må sende elektronisk faktura ved salg til andre bokføringspliktige som kan motta det, i formatene EHF eller Peppol BIS
1. januar 2028	Kjøperens organisasjonsnummer må stå på salgsdokumentet, og salgsdokumentet må alltid sendes til kjøperen
1. januar 2030	Plikt til å motta elektroniske fakturaer, og bokføringen skal skje i et elektronisk regnskapssystem

Frem til 2030 kan andre strukturerte formater brukes hvis de egner seg for automatisk behandling. En PDF på e-post kan ikke brukes når kjøperen kan ta imot elektronisk faktura. Virksomheter med omsetning på 50 000 kroner eller mindre i et kalenderår er unntatt fra kravet om elektronisk regnskapssystem.

Velger du regnskapsprogram nå, bør du derfor kontrollere at det kan sende og motta EHF-faktura gjennom Peppol-nettverket.

Slik velger du regnskapsprogram

Tenk på hva virksomheten trenger

Virksomhet	Viktig funksjonalitet
Enkeltpersonforetak med tjenester	Enkel fakturering, bankkobling, mva og næringsspesifikasjon
AS uten ansatte	Det samme, pluss lønn til eier, utbytte og årsregnskap
AS med ansatte	Lønn, a-melding, reiseregninger, timeføring
Handel og nettbutikk	Varelager, integrasjon mot nettbutikk og betalingsløsning
Flere selskap eller konsern	Flere klienter, konsolidering, avanserte rapporter

En liten konsulent trenger sjelden mer enn et enkelt skybasert program. En nettbutikk med lager kan derimot trenge integrasjoner som gjør at salg og varebevegelser bokføres automatisk. Når behovene blir store, kan det være aktuelt med et fullt ERP-system.

Vurder brukervennlighet

Det er du som skal bruke programmet hver uke. Test det før du bestemmer deg. De fleste leverandører har gratis prøveperiode. Sjekk spesielt hvor lett det er å bokføre en kvittering fra mobilen og hvordan banktransaksjoner avstemmes.

Sjekk samarbeid med regnskapsfører

Skal du bruke regnskapsfører, er det en stor fordel at dere jobber i samme program. Da kan regnskapsføreren se bilagene fortløpende og rette feil før de blir store. Spør gjerne regnskapsføreren hvilket program de anbefaler før du velger.

Regnskapsprogram best i test

Mange søker etter en test som peker ut én vinner. I praksis er forskjellene mellom de store skyløsningene mindre enn forskjellene mellom behovene til ulike virksomheter. Kjente programmer i Norge er blant annet Fiken, Tripletex, PowerOffice Go, Visma eAccounting og Conta. De dekker alle de grunnleggende kravene, men de skiller seg på pris, brukerflate, lønnsmodul og hvor mye som kan automatiseres.

Sammenlign heller programmene på disse punktene:

1. Pris per måned med de modulene du faktisk trenger
2. Om lønn, årsoppgjør og bankkobling er inkludert eller koster ekstra
3. Støtte for EHF og Peppol
4. Mobilapp for kvitteringer
5. Mulighet for å eksportere alle data hvis du vil bytte senere

Gratis regnskapsprogram og fakturaprogram

Flere leverandører tilbyr gratis versjoner eller gratis fakturaprogram. De passer for virksomheter med svært få bilag, men de har nesten alltid begrensninger, for eksempel et tak på antall bilag eller fakturaer, ingen bankintegrasjon eller ingen mva-melding.

Et rent faktureringsprogram er ikke et regnskapssystem. Du må fortsatt bokføre fakturaene, kjøpene og bankbevegelsene et sted. Regn derfor på hva det koster i tid å kombinere flere gratisløsninger.

Bytte regnskapsprogram

Det enkleste tidspunktet å bytte er ved årsskiftet, fordi du da starter med en ren åpningsbalanse. Det går også an å bytte midt i året, men da må mer overføres.

1. Avslutt perioden i det gamle programmet. Send siste mva-melding og a-melding derfra, og avstem bank, kunder og leverandører.
2. Eksporter SAF-T-fil. Den inneholder kontoplan, saldobalanse og posteringer, og mange programmer kan importere den. Les mer om formatet i artikkelen om SAF-T.
3. Overfør åpne poster. Ubetalte kundefakturaer og leverandørfakturaer må inn i det nye programmet.
4. Sett opp kontoplan, mva-koder og bankkobling i det nye programmet.
5. Behold tilgangen til det gamle programmet eller ta ut alle rapporter og bilag. Regnskapsmaterialet skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.

Har du ansatte, bør du også overføre lønnshistorikk, feriepengegrunnlag og saldo på skattetrekk, slik at årets lønnsoppgaver blir riktige.

Hva koster et regnskapsprogram

Prisene varierer fra gratis versjoner til flere tusen kroner i måneden for større løsninger med mange moduler. For en liten virksomhet er programmet som regel en mindre kostnad enn tiden det tar å føre regnskapet. Vil du sammenligne med å sette bort regnskapet, se hva en regnskapsfører koster.

Lurer du på hvordan selve bokføringen gjøres, finner du en gjennomgang i artikkelen om hvordan føre regnskap.

Få hjelp til å velge

Mange regnskapsførere kjenner flere programmer godt og kan anbefale ett som passer din bransje. Mange hjelper også med å flytte regnskapet fra det gamle systemet. Du kan få tilbud fra en autorisert regnskapsfører og spørre om hvilket program de jobber i.