ERP-system og økonomisystem for små bedrifter

ERP står for Enterprise Resource Planning, på norsk ofte kalt forretningssystem eller virksomhetssystem. Et ERP-system samler regnskap, fakturering, innkjøp, lager, prosjekter og lønn i én felles løsning med én database. For de fleste små bedrifter er et vanlig regnskapsprogram nok, mens ERP blir aktuelt når du har lager, mange ansatte eller flere avdelinger.

Hva er et ERP-system?

Et ERP-system er programvare som knytter sammen prosessene i bedriften. Når en ordre registreres, oppdateres lageret, fakturaen lages, og inntekten bokføres, uten at noen må registrere de samme opplysningene flere ganger.

Kjernen er en felles database. Alle avdelinger ser de samme tallene i sanntid, og ledelsen kan følge omsetning, marginer og lagerbeholdning uten å vente på månedsrapporten.

Hva inngår i et ERP-system?

Systemene er bygget opp av moduler, og du velger de du trenger:

• Økonomi og regnskap: hovedbok, kunde- og leverandørreskontro, bank og mva
• Salg og fakturering: tilbud, ordre, faktura og purring
• Innkjøp og lager: bestillinger, varemottak og lagerverdi
• Prosjekt og timer: timeføring, prosjektregnskap og fakturering av timer
• Lønn og personal: lønnskjøring, a-melding, ferie og reiseregninger
• Produksjon: for bedrifter som produserer varer, med stykklister og planlegging

ERP-system, økonomisystem og regnskapsprogram

Begrepene brukes om hverandre, men de betyr ikke helt det samme.

Type	Hva det dekker	Typisk bruker
Regnskapsprogram	Bokføring, faktura, mva-melding og ofte lønn	Enkeltpersonforetak og små AS
Økonomisystem	Regnskap og økonomistyring, ofte med rapportering og budsjett	Små og mellomstore bedrifter
ERP-system	Hele driften: økonomi, salg, lager, innkjøp, prosjekt og produksjon	Bedrifter med lager, mange ansatte eller flere enheter

Et moderne regnskapsprogram har ofte flere av funksjonene som tidligere bare fantes i ERP-systemer. Grensen er derfor flytende. Hva du bør se etter i et regnskapsprogram, står i artikkelen om regnskapsprogram.

Når trenger en liten bedrift ERP?

De fleste enkeltpersonforetak og små AS trenger ikke ERP. Det kan likevel lønne seg når:

• du har varelager som må følges opp løpende
• salg, lager og regnskap ligger i ulike systemer som ikke snakker sammen
• du bruker mye tid på å overføre tall mellom regneark og systemer
• bedriften har flere avdelinger, selskaper eller valutaer
• du trenger detaljert rapportering per prosjekt eller produkt

Et ERP-system er en større investering enn et regnskapsprogram, både i lisens og i tiden det tar å sette det opp. Regn med at innføringen krever planlegging, opplæring og en periode der gamle og nye rutiner går parallelt.

Krav til økonomisystemer i Norge

Uansett system må det oppfylle kravene i bokføringsloven. For norske bedrifter er særlig disse punktene viktige:

• Systemet må kunne eksportere regnskapsdata i formatet SAF-T, som Skatteetaten kan be om ved kontroll.
• Det bør kunne sende og ta imot EHF-faktura, som offentlige kunder krever og som blir vanligere også mellom private bedrifter.
• Det må støtte norsk mva, a-melding og en norsk kontoplan.
• Det må lagre regnskapsmateriale på en måte som oppfyller kravene til oppbevaring.

Utenlandske ERP-systemer kan være gode, men sjekk at den norske tilpasningen er på plass før du velger.

Slik velger du system

Begynn med prosessene, ikke med programvaren. Beskriv hvordan en ordre går fra tilbud til betaling, og hvor det oppstår dobbeltarbeid. Be deretter om demonstrasjon fra flere leverandører med dine egne eksempler.

Spør også regnskapsføreren. Hvilket system du velger, påvirker hvor effektivt regnskapsføreren kan jobbe, og mange byråer har erfaring med flere systemer. Vil du ha hjelp til å vurdere systemvalg sammen med regnskapet, kan du få tilbud fra en autorisert regnskapsfører.