SAF-T regnskap – krav og format

SAF-T Regnskap er et standardisert filformat som gjør at hele regnskapet kan eksporteres som én XML-fil, uansett hvilket regnskapsprogram du bruker. Bokføringspliktige som har regnskapet elektronisk, skal kunne levere en SAF-T-fil. Du sender den bare når Skatteetaten ber om det, for eksempel ved en kontroll.

Hva er SAF-T

SAF-T står for Standard Audit File – Tax. Formatet er utviklet internasjonalt og tilpasset norske forhold av Skatteetaten. Kravet følger av bokføringsforskriften og har gjeldt for regnskapsperioder som startet 1. januar 2020 eller senere.

Før SAF-T fikk kontrollørene regnskap i mange forskjellige formater, og mye tid gikk med til å tolke dataene. Med et felles format kan Skatteetaten lese regnskapet direkte, og du slipper å ta ut rapporter manuelt.

Det finnes også en egen variant for kassasystemer, SAF-T Kasse. Den omtales ikke her.

Hvem må kunne levere SAF-T-fil

Hovedregelen er at alle bokføringspliktige som har bokførte opplysninger tilgjengelig elektronisk, skal kunne gjengi dem i SAF-T-format. I praksis betyr det nesten alle som bruker et regnskapsprogram.

Fram til nå har virksomheter med omsetning under 5 millioner kroner vært unntatt fra kravet om elektronisk tilgjengelighet. Har de likevel hatt regnskapet elektronisk, har SAF-T-kravet gjeldet. Fra 1. januar 2027 oppheves dette unntaket i forbindelse med de nye reglene om digital bokføring.

Du må ikke sende filen jevnlig. Plikten er å kunne levere den på forespørsel. Det er regnskapsprogrammet som lager filen, så for de fleste handler kravet om å bruke et program som støtter formatet.

Hva inneholder en SAF-T-fil

En SAF-T-fil har tre hoveddeler:

• Header med opplysninger om virksomheten, perioden og programmet filen er laget i.
• Masterfiles med kontoplan, kunder, leverandører og mva-koder.
• GeneralLedgerEntries med alle bilag og posteringer i perioden.

Filen gir altså både saldobalansen og hver enkelt transaksjon. En kontrollør kan følge et beløp fra årsregnskapet ned til bilaget.

SAF-T-koder: standardkontoer og mva-koder

For at filen skal kunne leses likt for alle, må virksomhetens egne koder kobles til Skatteetatens standardkoder.

Kontoer. Hver konto i kontoplanen kobles til en grupperingskode. Bruker du standard kontoplan etter NS 4102, gjør programmet koblingen automatisk. Har du egne kontoer, må du kontrollere at de er koblet riktig.

Mva-koder. Hver mva-kode i regnskapet kobles til en standard SAF-T mva-kode. De samme standardkodene brukes i mva-meldingen. Feil kobling kan derfor gi feil både i SAF-T-filen og i mva-meldingen.

Kode i filen	Hva den viser
Grupperingskode	Hvilken standardpost kontoen hører til
Standard mva-kode	Hvilken type mva posteringen gjelder
Kunde- og leverandør-ID	Hvem transaksjonen gjelder

Versjoner av SAF-T

Formatet oppdateres med jevne mellomrom.

• Versjon 1.30 brukes for regnskapsåret 2025 og kan brukes ut 2026.
• Versjon 1.40 kan tas i bruk nå og blir det eneste gyldige formatet fra 1. januar 2027.

Ifølge Skatteetaten er versjon 1.40 bakoverkompatibel. For deg som bruker regnskapsprogram, er det leverandøren som må oppdatere eksporten. Spør leverandøren om de støtter 1.40 før årsskiftet.

SAF-T ved bytte av regnskapsprogram

SAF-T er også nyttig når du bytter program. Mange regnskapsprogrammer kan importere en SAF-T-fil, slik at kontoplan, saldoer og historikk følger med. Ta alltid ut en fil for hele perioden før du avslutter et abonnement. Se hva du ellers bør tenke på i artikkelen om regnskapsprogram.

Husk at regnskapsmaterialet skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, også når du har sagt opp programmet. Reglene står i bokføringsloven.

Slik leverer du SAF-T-fil

Når Skatteetaten ber om SAF-T-fil, eksporterer du den fra regnskapsprogrammet for perioden de ber om, og sender den elektronisk som anvist i henvendelsen. Kontroller at filen omfatter hele perioden og at saldoene stemmer med regnskapet.

Har du regnskapsfører, er det som regel de som tar ut og sender filen. Vil du ha hjelp til å rydde i kontoplan og mva-koder, kan du få tilbud fra en autorisert regnskapsfører.