EHF-faktura – sende og motta elektronisk faktura

En EHF-faktura er en elektronisk faktura i et standardisert format som sendes direkte fra selgers regnskapssystem til kjøpers regnskapssystem. Fakturaen er ikke en PDF, men en strukturert fil som systemet kan lese og bokføre automatisk. Fra 1. januar 2027 må bokføringspliktige virksomheter sende e-faktura til andre bokføringspliktige som kan ta imot den.

Hva er EHF-faktura

EHF står for Elektronisk Handelsformat. Det er en norsk tilpasning av den europeiske standarden Peppol BIS Billing, og fakturaen sendes over Peppol-nettverket. Selger og kjøper kobles til nettverket via hvert sitt aksesspunkt, som i praksis er regnskapsprogrammet eller en fakturaformidler.

Forskjellen fra en faktura på e-post er stor. En PDF må noen åpne, lese og registrere. En EHF-faktura inneholder alle feltene som data, slik at mottakerens system vet hvem som har sendt den, hva den gjelder, mva-beløpet og forfallsdatoen. Det gir mindre manuell registrering og færre feil.

EHF-formatet er laget for handel mellom virksomheter. Når du fakturerer privatpersoner, er det eFaktura i nettbanken som er den elektroniske varianten. Det er en annen ordning med eget oppsett hos banken.

EHF-formatet og ELMA-registeret

For at en faktura skal finne frem, må mottakeren være registrert som mottaker i ELMA. ELMA er adresseregisteret for Peppol-nettverket i Norge og forvaltes av Digitaliseringsdirektoratet. Der står det hvilke virksomheter som kan motta elektroniske dokumenter, og i hvilke formater.

Adressen i ELMA er organisasjonsnummeret. Det som ofte kalles EHF-nummer, er bare organisasjonsnummeret med en landkode foran, for norske virksomheter 0192. Du trenger altså ikke noe eget nummer for å sende eller motta EHF.

Du registrerer deg normalt ikke i ELMA selv. Regnskapsprogrammet eller fakturaformidleren gjør det når du aktiverer mottak av EHF. Du kan søke opp en kunde i ELMA for å se om den kan motta EHF før du sender.

Krav om e-faktura fra 2027

Skattedirektoratet fastsatte i september 2026 endringer i bokføringsforskriften som gjør elektronisk fakturering pliktig. Endringene innføres i flere steg:

Fra	Krav
1. januar 2027	Bokføringspliktige skal utstede e-faktura ved salg til andre bokføringspliktige
1. januar 2028	Kjøpers organisasjonsnummer skal alltid stå på salgsdokumentet, og partene kan ikke lenger avtale at fakturaen ikke skal sendes
1. januar 2030	Bokføringspliktige skal kunne motta e-faktura, og bokføringen skal skje i et elektronisk regnskapssystem

Frem til 2030 gjelder plikten til å sende e-faktura i praksis bare når kjøperen kan ta imot den, det vil si er registrert i ELMA. Er kunden ikke registrert, kan du fortsatt sende PDF. Er kunden registrert, er PDF ikke lenger godt nok.

Godkjente formater fra 2027 er EHF Fakturering, Peppol BIS Billing og tilsvarende formater for selvfakturering, i versjon 3.0 eller senere. Frem til 2030 er også andre strukturerte formater tillatt, for eksempel EDIFACT, så lenge de er egnet for automatisk behandling.

Enkeltpersonforetak med svært lav omsetning er unntatt fra kravet om å føre regnskapet elektronisk, og det finnes egne unntak for blant annet konkursbo og finansforetak. Skatteetaten har publisert en oversikt over de fastsatte reglene.

Faktura til offentlig sektor

Selger du til stat, kommune eller andre offentlige oppdragsgivere, har EHF vært påkrevd lenge. Leverandører til offentlig sektor har siden 2019 hatt plikt til å sende elektronisk faktura. En PDF på e-post til en kommune blir som regel avvist eller sendt i retur.

Offentlige kunder ber ofte om en bestillingsreferanse eller et ressursnummer på fakturaen. Mangler den, kan fakturaen bli liggende uten å bli betalt. Sjekk derfor hva kunden krever før du sender.

Slik sender du EHF-faktura

De fleste regnskapsprogrammer har EHF innebygd. Fremgangsmåten er omtrent den samme overalt:

1. Aktiver EHF i programmet. Programmet registrerer bedriften i ELMA og kobler den til et aksesspunkt.
2. Legg inn kunden med organisasjonsnummer. Programmet sjekker selv om kunden kan motta EHF.
3. Fyll ut fakturaen som vanlig. Opplysningene som må med, er de samme som for en vanlig faktura, se hva som må stå på en faktura.
4. Send. Fakturaen går til kundens system, og du får beskjed hvis den avvises.

En EHF-faktura blir avvist hvis den inneholder formelle feil, for eksempel feil mva-beregning eller manglende obligatoriske felt. Da må du rette fakturaen og sende på nytt. Er fakturaen allerede mottatt og godtatt, retter du den med en kreditnota og en ny faktura.

Hvis du ikke har eget regnskapsprogram, kan du bruke en fakturaportal som sender EHF på vegne av deg. Se gjerne gjennom hva de ulike regnskapsprogrammene tilbyr før du velger.

Mottak av EHF og elektronisk fakturabehandling

Når du har aktivert mottak, kommer leverandørfakturaene rett inn i regnskapssystemet. Mange programmer foreslår konto, mva-kode og leverandør ut fra tidligere fakturaer, slik at du bare trenger å godkjenne.

Elektronisk fakturabehandling handler om hele flyten etter mottak. Typisk ser den slik ut:

• fakturaen kommer inn og blir registrert automatisk
• den sendes til godkjenning hos den som har bestilt
• den bokføres med riktig konto og mva
• den legges til betaling med KID og forfallsdato

Fordelen er at fakturaen er både bilag og datagrunnlag. Du slipper skanning og manuell registrering, og fakturaen oppbevares i systemet sammen med bokføringen.

Selv om mottaksplikten først kommer i 2030, lønner det seg ofte å ta imot EHF allerede nå. Leverandører som sender e-faktura fra 2027, kan bare sende deg PDF så lenge du ikke er registrert som mottaker.

Vanlige feil med EHF

Den vanligste feilen er at kunden er registrert under feil organisasjonsnummer, for eksempel et morselskap i stedet for selskapet som faktisk har bestilt. Fakturaen havner da hos feil mottaker. Avtal derfor med kunden hvilket organisasjonsnummer som skal brukes.

Andre vanlige feil er manglende referanse, avrundingsfeil i mva og at fakturaen sendes både som EHF og på e-post. Send fakturaen én gang, i én kanal, så unngår du at den blir betalt eller bokført to ganger.

Når du trenger hjelp

Overgangen til pliktig e-faktura krever ofte endringer i rutiner, kundekort og oppsett i regnskapsprogrammet. En regnskapsfører kan sette opp sending og mottak, sjekke kunderegisteret og sørge for at fakturaene oppfyller kravene. Vil du ha hjelp til omleggingen, kan du få tilbud fra en autorisert regnskapsfører.