Outsourcing av regnskap og lønn

Outsourcing betyr at en bedrift setter bort en oppgave til en ekstern leverandør i stedet for å gjøre den selv. For regnskap og lønn er leverandøren som regel et regnskapsbyrå som fører bokføringen, kjører lønn og leverer mva-melding, a-melding og årsoppgjør for deg. Ansvaret for at regnskapet er riktig, blir likevel værende hos deg som eier og hos styret.

Hva betyr outsourcing på norsk

Outsourcing er et engelsk ord som brukes direkte på norsk. Den norske betegnelsen er utkontraktering, men i praksis sier de fleste bare at de «setter bort» regnskapet. Verbet brukes på samme måte: en bedrift som outsourcer lønnskjøringen, lar et byrå gjøre jobben mot betaling.

I små bedrifter er regnskap og lønn de vanligste oppgavene å sette bort. Det er fagområder med mange frister og regler som endres hvert år, og der feil fort koster penger.

Hva kan du sette bort

Du velger selv hvor mye byrået skal gjøre. Vanlige oppgaver er:

• løpende bokføring og bankavstemming
• fakturering og oppfølging av ubetalte kundefakturaer
• lønnskjøring, a-melding og reiseregninger
• mva-melding
• årsregnskap, skattemelding og aksjonærregisteroppgave
• månedsrapporter, budsjett og rådgivning

Mange velger en mellomløsning. Du lager fakturaene og tar bilde av kvitteringene, mens byrået bokfører, avstemmer og leverer oppgavene. En nærmere gjennomgang av oppgavene står i artikkelen om hva en regnskapsfører gjør.

Fordeler med å outsource regnskapet

• Fagkompetanse. Den som fører regnskap for andre mot betaling, må være godkjent av Finanstilsynet, og hvert oppdrag skal ha en statsautorisert regnskapsfører som ansvarlig.
• Færre glemte frister. Byrået holder oversikt over terminer for mva, a-melding og årsoppgjør, og følger med på regelendringer.
• Mindre sårbarhet. Regnskapet stopper ikke opp når en ansatt er syk, har ferie eller slutter.
• Tid til kjernevirksomheten. Timene du bruker på bokføring, kan brukes på kunder og salg.
• Forutsigbar kostnad. Du betaler for det du bruker, i stedet for en hel stilling med lønn, arbeidsgiveravgift og opplæring.

Ulemper du bør kjenne til

• Pris. Med få bilag og enkel drift kan det være billigere å føre regnskapet selv. Se hva som påvirker prisen i artikkelen om hva en regnskapsfører koster.
• Avstand til tallene. Bokfører byrået bare én gang i måneden, er tallene du ser, aldri helt ferske. Avtal hvor ofte regnskapet skal oppdateres.
• Avhengighet. Et bytte av byrå tar tid, og det er byrået som kjenner historikken. Sørg for at du har tilgang til regnskapsprogrammet og alle data.
• Du må fortsatt levere. Byrået kan ikke bokføre bilag det ikke har fått. Sene og mangelfulle bilag gir ekstra timer på fakturaen.

Ansvaret kan ikke settes bort

Du kan sette bort arbeidet, men ikke ansvaret. I et aksjeselskap skal styret etter aksjeloven § 6-12 påse at regnskapet og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. I et enkeltpersonforetak er det du som innehaver som står ansvarlig overfor Skatteetaten.

Les gjennom tallene byrået sender, og still spørsmål når noe ser rart ut. Loven krever heller ikke at du bruker regnskapsfører. Les mer i artikkelen må man ha regnskapsfører.

Hva avtalen bør inneholde

Et godkjent regnskapsforetak skal inngå en skriftlig oppdragsavtale med deg. Den bør beskrive hvilke oppgaver byrået gjør, hva du selv skal levere og når, hvordan prisen beregnes og justeres, oppsigelsestid og hvordan data overleveres hvis du bytter. Tips til valget av leverandør står i artikkelen om hvordan du velger regnskapsbyrå.

Outsource eller ansette

For de fleste små bedrifter lønner det seg å sette bort regnskapet. Når regnskapsarbeidet nærmer seg en hel stilling, kan en egen økonomimedarbeider bli rimeligere. Mange større bedrifter kombinerer: en ansatt tar den daglige bokføringen, mens byrået står for lønn, årsoppgjør og rådgivning.

Vil du se hva det koster å sette bort regnskapet og lønnen i din bedrift, kan du få tilbud fra en autorisert regnskapsfører og sammenligne innholdet i tilbudene, ikke bare prisen.