Slik velger du riktig regnskapsbyrå

Et regnskapsbyrå er et foretak som fører regnskap for andre bedrifter. For å gjøre det mot betaling må byrået være godkjent av Finanstilsynet, og hvert oppdrag skal ha en statsautorisert regnskapsfører som ansvarlig. Når du velger byrå, bør du se på godkjenning, bransjeerfaring, hvilke tjenester som er inkludert, og hvordan dere skal samarbeide.

Regnskapsbyråer kalles også regnskapskontorer eller regnskapsselskaper. Det finnes alt fra enkeltpersoner som driver eget foretak, til store kjeder med kontorer over hele landet.

Hva gjør et regnskapsbyrå?

Typiske regnskapstjenester er løpende bokføring, mva-meldinger, lønn og a-melding, fakturering, årsoppgjør og skattemelding. Mange tilbyr også rådgivning om skatt, selskapsform og økonomistyring. Hva som er standard, varierer fra byrå til byrå.

En nærmere beskrivelse av oppgavene finner du i artikkelen om hva en regnskapsfører gjør.

Dette bør du sjekke før du velger regnskapsbyrå

1. At byrået er godkjent

Søk opp byrået i Finanstilsynets virksomhetsregister. Der ser du om foretaket har gyldig godkjenning som regnskapsselskap, eller om det er en statsautorisert regnskapsfører med eget foretak. Et byrå uten godkjenning har ikke lov til å føre regnskap for andre mot betaling.

Hva godkjenningen innebærer, står i artikkelen om autorisert regnskapsfører.

2. Erfaring med din bransje og selskapsform

Et byrå som har mange kunder i samme bransje som deg, kjenner de typiske problemstillingene. Det gjelder særlig bransjer med egne regler, som bygg og anlegg, landbruk, frisør og servering med kontantsalg, eller virksomheter med varelager.

Spør også om erfaring med din selskapsform. Et holdingselskap med datterselskaper krever annen kompetanse enn et enkeltpersonforetak.

3. Hvem som blir din kontaktperson

Du vil som regel samarbeide mest med én eller to personer. Spør hvem som får ansvaret for deg, hvem som er oppdragsansvarlig statsautorisert regnskapsfører, og hva som skjer når kontaktpersonen er syk eller på ferie.

4. Systemer og arbeidsflyt

Spør hvilket regnskapsprogram byrået bruker, og om du kan beholde ditt eget. Avklar hvordan du skal levere bilag, hvordan fakturaer godkjennes, og hvor ofte du får rapporter. Et byrå som jobber i samme program som deg, gjør overgangen enklere.

5. Pris og hva som er inkludert

Be om et skriftlig tilbud som viser hva månedsprisen dekker, og hva som faktureres i tillegg. Spør spesielt om årsoppgjør, rådgivning og bilag over et visst antall. Prismodellene er forklart i artikkelen om hva en regnskapsfører koster.

6. Tilgjengelighet

Hvor raskt svarer de på e-post og telefon? Har de faste møter med deg gjennom året? Et byrå som bare dukker opp ved årsoppgjøret, gir deg lite hjelp til å styre bedriften.

Spørsmål du kan stille på første møte

• Hvor mange kunder har dere i min bransje og størrelse?
• Hvem blir min kontaktperson, og hvem er oppdragsansvarlig?
• Hvilket regnskapsprogram bruker dere, og hvem eier lisensen?
• Hvilke frister har jeg for å levere bilag?
• Hva er inkludert i månedsprisen, og hva faktureres i tillegg?
• Hvor ofte får jeg rapporter, og hva viser de?
• Hvordan varsler dere hvis dere oppdager feil eller risiko?
• Hva er oppsigelsestiden?

Svarene sier mye om hvordan byrået jobber. Et byrå som svarer konkret og spør tilbake om bedriften din, er som regel et godt tegn.

Faresignaler

Noen forhold bør få deg til å se nærmere på byrået før du signerer:

• Byrået står ikke i Finanstilsynets register, eller godkjenningen er tilbakekalt.
• Du får ikke en skriftlig oppdragsavtale.
• Prisen er svært lav uten at det står hva som er inkludert.
• Byrået foreslår løsninger for å redusere skatten som virker for gode til å være sanne.
• Du får ikke vite hvem som faktisk skal føre regnskapet ditt.

Finanstilsynet publiserer tilsynsrapporter og vedtak om regnskapsforetak. Har et byrå fått kritikk, kan det være verdt å lese hva det gjaldt.

Hva oppdragsavtalen skal inneholde

Et godkjent regnskapsforetak skal inngå en skriftlig oppdragsavtale med hver kunde. Avtalen skal spesifisere hvilke oppgaver som skal utføres, og hvor lenge oppdraget gjelder.

Skal byrået opptre overfor andre på dine vegne, for eksempel overfor Skatteetaten eller banken, kreves det skriftlig fullmakt. Byrået skal ha oversikt over hvilke fullmakter det har, og hvem som kan bruke dem.

Les avtalen før du signerer, og pass på at den også beskriver:

• Hva du selv er ansvarlig for, som å levere bilag innen en bestemt frist
• Oppsigelsestid
• Hvordan pris justeres
• Hvordan dokumentasjon og regnskapsdata overleveres hvis du bytter byrå

Lokalt byrå eller digitalt byrå?

Mange søker etter regnskapsbyråer i Oslo eller i sin egen by, fordi de ønsker å møte regnskapsføreren fysisk. For mange småbedrifter spiller beliggenhet mindre rolle i dag, fordi bilag, rapporter og møter håndteres digitalt.

	Lokalt byrå	Digitalt byrå
Fysiske møter	Enkelt	Sjeldnere
Lokal bransjekunnskap	Ofte god	Varierer
Arbeidsform	Varierer	Hovedsakelig digitalt
Kontaktperson	Ofte fast	Kan være et team

Det viktigste er ikke hvor byrået ligger, men at det har kompetansen du trenger og svarer når du spør.

Slik bytter du regnskapsbyrå

Du kan bytte byrå når som helst, innenfor oppsigelsestiden i avtalen. Mange velger å bytte ved årsskiftet eller etter at årsoppgjøret er levert, for å få et ryddig skille.

Før det nye byrået påtar seg oppdraget, skal det spørre det forrige byrået om det finnes forhold som tilsier at oppdraget ikke bør tas. Det forrige byrået kan gi slike opplysninger uten hinder av taushetsplikten. Sørg for at du får overført regnskapsdata, avtaler og fullmakter, og at gamle tilganger i Altinn og bank blir fjernet.

Vurderer du å sette bort hele økonomifunksjonen, ikke bare bokføringen, kan du lese mer om outsourcing av regnskap. Driver du en forening, finnes det egne løsninger som er beskrevet i artikkelen om regnskapsprogram for foreninger.

Vil du sammenligne flere byråer uten å ringe rundt selv, kan du få tilbud fra autoriserte regnskapsførere i ditt område.