Regnskapsprogram for lag og foreninger

Et regnskapsprogram for lag og foreninger skal gjøre det enkelt å registrere inntekter og utgifter, holde orden på bilagene og lage et årsregnskap som årsmøtet kan godkjenne. De fleste små foreninger har verken regnskapsplikt eller bokføringsplikt etter loven, så kravene kommer først og fremst fra vedtektene og fra dem som gir tilskudd. Et enkelt eller gratis program holder derfor ofte, mens foreninger med ansatte, mva-registrering eller store tilskudd trenger et fullt regnskapssystem.

Må en forening føre regnskap

Lag og foreninger får regnskapsplikt etter regnskapsloven først når eiendelene er over 20 millioner kroner eller foreningen har mer enn 20 årsverk. Det gjelder svært få. Driver foreningen næring av betydning eller er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, får den likevel bokføringsplikt, og da gjelder de samme kravene til bilag og oppbevaring som for bedrifter. Grensene er forklart i artikkelen om regnskapsplikt.

Selv uten lovpålagt plikt må nesten alle foreninger føre regnskap. Vedtektene krever som regel at styret legger fram et revidert regnskap for årsmøtet, og kommunen, forbundet og andre tilskuddsgivere vil se hvordan pengene er brukt. Søker foreningen momskompensasjon, må kostnadene også kunne dokumenteres.

Hva programmet bør kunne

Behovene i en forening er annerledes enn i en bedrift. Se etter et program som har dette:

• Enkel registrering av inntekter og utgifter, gjerne med forhåndsdefinerte kategorier for kontingent, tilskudd, dugnad og arrangementer.
• Bankkobling, slik at transaksjonene hentes automatisk og kan avstemmes mot kontoutskriften.
• Bilag fra mobilen, slik at den som legger ut for et innkjøp, kan sende inn kvitteringen med en gang.
• Flere brukere med ulike roller, for eksempel kasserer, leder og revisor med lesetilgang.
• Prosjekter eller avdelinger, slik at du kan vise hva et arrangement eller en gruppe har kostet. Det er ofte et krav når foreningen skal rapportere på tilskudd.
• Årsregnskap og budsjett, med en enkel sammenligning mellom budsjett og faktiske tall til årsmøtet.
• Skylagring, slik at regnskapet ikke forsvinner med kassererens datamaskin når vervet går videre.

Er foreningen mva-registrert, må programmet i tillegg kunne levere mva-melding. Har dere ansatte, trengs også lønn og a-melding. Hva du ellers bør se etter i et regnskapsprogram, står i guiden om å velge regnskapsprogram.

Gratis regnskapsprogram for lag og foreninger

Det finnes tre vanlige løsninger for små foreninger:

1. Gratisversjoner av ordinære regnskapsprogrammer. De har gjerne et tak på antall bilag eller mangler bankkobling, men holder for en liten forening med få transaksjoner.
2. Løsninger fra forbundet. Mange forbund og paraplyorganisasjoner har avtaler eller anbefalte systemer for medlemslagene, ofte med medlemsregister og kontingentinnkreving. Sjekk med forbundet før du velger noe annet.
3. Regneark. Et regneark kan fungere for et lite lag med en håndfull transaksjoner i året, men det er lett å slette eller endre tall uten spor, og det gir dårlig kontroll når flere skal jobbe i samme fil.

Medlemsregister og kontingent ligger ofte i et eget system. Det viktigste er at innbetalingene kan stemmes av mot banken, slik at du ser hvem som har betalt.

Enkelt regnskap for lag og foreninger

Et ryddig foreningsregnskap trenger ikke være komplisert. Følg disse stegene:

1. Egen bankkonto. Foreningen skal ha en konto i eget navn og organisasjonsnummer, aldri på kassererens private konto.
2. To personer godkjenner utbetalinger. Det beskytter både foreningen og kassereren.
3. Bilag for alt. Hver inn- og utbetaling skal ha en kvittering, faktura eller avtale som viser hva den gjelder.
4. Bokfør jevnlig. Én gang i måneden er nok for de fleste lag. Avstem saldoen i programmet mot banken hver gang.
5. Lag årsregnskapet. Det består av et resultatregnskap og en oversikt over hva foreningen eier og skylder ved årets slutt.
6. Revisjon og årsmøte. Den eller de som er valgt til å revidere, går gjennom regnskapet og bilagene før årsmøtet godkjenner det.

Lurer du på hvordan selve føringen gjøres, finner du en gjennomgang i artikkelen om hvordan føre regnskap.

Eksempel på årsregnskap for et lite idrettslag

Post	Beløp
Medlemskontingent	42 000 kr
Tilskudd fra kommunen	25 000 kr
Dugnad og loddsalg	18 500 kr
Momskompensasjon	4 200 kr
Sum inntekter	89 700 kr
Leie av hall	24 000 kr
Utstyr	31 500 kr
Arrangementer	19 800 kr
Forsikring	6 400 kr
Bank- og betalingsgebyrer	1 900 kr
Sum kostnader	83 600 kr
Årsresultat	6 100 kr

Under resultatregnskapet setter du opp bankinnskuddet ved årsskiftet og eventuelle ubetalte regninger. Da kan årsmøtet se at overskuddet stemmer med pengene på konto.

Mva og momskompensasjon

Veldedige og allmennyttige organisasjoner, som idrettslag, korps og kor, skal registreres i Merverdiavgiftsregisteret når den avgiftspliktige omsetningen passerer 140 000 kroner i løpet av tolv måneder. For andre virksomheter er grensen 50 000 kroner. Medlemskontingent, gaver og offentlige tilskudd regnes normalt ikke som avgiftspliktig omsetning, mens for eksempel salg av varer og reklame kan gjøre det. Se fremgangsmåten i artikkelen om mva-registrering.

Foreninger som ikke er mva-registrert, kan søke momskompensasjon fra Lotteri- og stiftelsestilsynet. Foreningen må være registrert i Frivillighetsregisteret både ved søknadsfristen og når pengene utbetales. Søknadsfristen var 1. september i 2026. Lag som hører til et forbund, søker ofte gjennom forbundet, og da gjelder forbundets egne og tidligere frister. Kompensasjonen beregnes ut fra driftskostnadene i regnskapet, så det lønner seg å ha god oversikt over kostnadene.

Når foreningen bør bruke regnskapsfører

Har foreningen ansatte, mva-registrering, store tilskudd med krav til rapportering eller regnskapsplikt, blir regnskapet mer krevende enn et kassererverv bør bære alene. Betaler foreningen lønn eller honorar, gjelder egne regler for a-melding og arbeidsgiveravgift, med enkelte lettelser for frivillige organisasjoner. Da kan det være verdt å sette bort bokføringen og årsoppgjøret til et regnskapsbyrå, og la styret konsentrere seg om aktivitetene.

Mange regnskapsførere har lag og foreninger som kunder og kjenner både momskompensasjon og rapportering på tilskudd. Du kan få tilbud fra en autorisert regnskapsfører hvis foreningen trenger hjelp.