Bilagsnummer

Et bilagsnummer er et nummer eller en annen merking som gir hvert bilag i regnskapet en unik identitet. Nummeret gjør det mulig å kontrollere at ingen bilag mangler, og å spore hver postering i hovedboken tilbake til dokumentasjonen den bygger på. Bokføringsreglene krever at bokførte opplysninger skal kunne følges fra dokumentasjonen til regnskapet og tilbake.

I moderne regnskapsprogrammer tildeles bilagsnummeret automatisk når du bokfører. Hvert bilag får et løpenummer, ofte i egne serier for ulike typer bilag:

• salgsfakturaer, der bilagsnummeret ofte er det samme som fakturanummeret
• inngående fakturaer fra leverandører
• bankbilag og andre bilag
• lønnsbilag

Eksempel: Du bokfører en leverandørfaktura på strøm, og den får bilagsnummer 2026-0412. Hvis revisoren eller Skatteetaten senere lurer på en postering på strømkontoen, kan du søke opp bilag 0412 og se den skannede fakturaen. Går nummerserien fra 0411 til 0413 uten et 0412, er det et tegn på at noe er slettet eller mangler.

Bilagsnummeret bør også stå på eller være knyttet til det digitale dokumentet, slik at koblingen holder seg selv om filer flyttes. Dette er en del av kravet til sporbarhet. Mer om hva et bilag skal inneholde og hvordan det godkjennes, finner du i guiden om bilag i regnskapet.