Sporbarhet

Sporbarhet er kravet om at det skal være mulig å følge hver transaksjon fra bilaget til regnskapet og videre til rapportene, og tilbake igjen. Sporbarhet er et av de grunnleggende prinsippene i bokføringsloven. Det sikrer at både bedriften selv, revisor og Skatteetaten kan kontrollere at regnskapet er riktig og fullstendig.

Kravet går begge veier:

• Fra bilag til rapport. Du skal kunne ta en faktura og finne posteringen i hovedboken, og se hvordan den inngår i mva-meldingen og årsregnskapet.
• Fra rapport til bilag. Du skal kunne ta et tall i årsregnskapet eller mva-meldingen og finne posteringene og bilagene som ligger bak.

Sporbarhet oppnås i praksis gjennom:

• bilagsnummer som knytter hver postering til dokumentasjonen
• en kontoplan og hovedbok der alle posteringer kan spesifiseres
• reskontroer for kunder og leverandører
• dato og beskrivelse på hver postering

Eksempel: Revisoren ser at kontoen for kontorrekvisita er 40 000 kroner høyere enn året før. Ved å ta ut en spesifikasjon av kontoen finner revisoren en postering på 35 000 kroner med bilag 2026-0811. Bilaget viser at det er kjøpt nye kontorstoler. Revisoren kan dermed vurdere om kjøpet burde vært aktivert som driftsmiddel i stedet.

Et regnskapsprogram ivaretar mye av kravet automatisk, men bare hvis bilagene er knyttet riktig til posteringene. Manuelle korrigeringer bør alltid ha egen dokumentasjon. Les mer om dokumentasjonskravene i guiden om bokføringsloven, og se også primærdokumentasjon.