Primærdokumentasjon

Primærdokumentasjon er dokumentasjonen som ligger til grunn for en bokført opplysning. Det er det opprinnelige beviset for at en transaksjon har skjedd, som en faktura, kvittering, kontrakt eller bankutskrift. Bokføringsloven krever at alle bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser at de er berettiget.

Eksempler på primærdokumentasjon:

• salgsfakturaer og kreditnotaer
• inngående fakturaer fra leverandører
• kvitteringer for kjøp
• kontrakter og avtaler, for eksempel leieavtaler og låneavtaler
• lønnslister og timelister
• bankutskrifter og dokumentasjon av kontantsalg

Primærdokumentasjon skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Den kan lagres elektronisk, og papirbilag kan skannes, så lenge dokumentasjonen er lesbar og tilgjengelig i hele perioden. Reglene om oppbevaringsplikt gjelder også dokumentasjon av balansen og den pliktige regnskapsrapporteringen.

Eksempel: En bedrift kjøper en datamaskin og bokfører kjøpet. Kvitteringen er primærdokumentasjonen. Tre år senere ber Skatteetaten om dokumentasjon på et kjøp fra det året. Har bedriften kastet kvitteringen, kan fradraget og mva-fradraget bli nektet.

Primærdokumentasjonen knyttes til regnskapet gjennom bilagsnummeret, slik at hver postering kan spores tilbake til dokumentet. Dokumentasjonen behandles ofte sammen med selve bilaget. Les mer om hvilke krav som stilles i guiden om bilag i regnskapet, og se også sporbarhet.