Oppbevaringsplikt

Oppbevaringsplikt er plikten til å ta vare på regnskapsmaterialet i den tiden bokføringsloven krever. Det gjelder blant annet årsregnskap, spesifikasjoner, bilag og annen dokumentasjon av det som er bokført. Materialet skal være sikret mot endring, sletting og tap, og det skal kunne gjøres lesbart og skrives ut i hele oppbevaringsperioden.

Bokføringsloven skiller mellom ulike typer materiale. Årsregnskap, spesifikasjoner og dokumentasjon av bokførte opplysninger har den lengste oppbevaringstiden, i dag fem år etter regnskapsårets slutt. Enkelte andre dokumenter, som pakksedler, avtaler og viktig korrespondanse, har kortere oppbevaringstid. Sjekk gjeldende regler i bokføringsloven § 13 hvis du er i tvil, fordi regelverket endres fra tid til annen.

Noen praktiske krav:

• Materialet skal som hovedregel oppbevares i Norge, men elektronisk lagring i andre land er tillatt på visse vilkår.
• Elektroniske bilag kan lagres elektronisk, og papirbilag kan skannes, så lenge kopien er fullstendig og lesbar.
• Det må tas sikkerhetskopi, slik at materialet ikke går tapt ved feil på systemet.
• Bytter du regnskapsprogram, må du sørge for at gamle data fortsatt er tilgjengelige eller eksporteres i lesbar form.

Et eksempel: Med fem års oppbevaringstid må bilag og spesifikasjoner for et regnskapsår som avsluttes 31. desember, tas vare på til og med 31. desember fem år senere. Plikten gjelder også om selskapet slettes, og noen må da ha ansvaret for materialet.

Les mer om bilag og krav til dokumentasjon og om bokføringsloven.