Pakkseddel

En pakkseddel er et dokument som følger en vareleveranse og viser hva som er sendt, normalt med varebeskrivelse, antall, ordrenummer og opplysninger om avsender og mottaker. Den inneholder vanligvis ikke priser. Pakksedler er en del av regnskapsdokumentasjonen og har en egen oppbevaringstid i bokføringsloven, kortere enn den som gjelder for bilag og spesifikasjoner.

I praksis brukes pakkseddelen til flere ting:

• Kontroll av varemottak. Når varene kommer, sjekkes de mot pakkseddelen og bestillingen før de settes på lager.
• Kontroll av fakturaen. Når leverandørfakturaen kommer, sammenlignes den med pakkseddelen, slik at du bare betaler for det som faktisk er levert.
• Dokumentasjon av salget. For en bedrift som sender varer, viser utgående pakksedler at varene faktisk ble levert, og når.

Et eksempel: En byggevarehandel bestiller 200 sekker sement, men pakkseddelen viser at bare 180 ble levert. Varemottaket noterer avviket, og når fakturaen kommer med 200 sekker, kan bedriften kreve kreditnota for de 20 som mangler.

Pakksedler skal oppbevares slik at de kan finnes igjen ved kontroll, enten på papir eller skannet. Bokføringsloven § 13 angir hvor lenge, og reglene bør sjekkes ved endringer i regelverket. Les mer om oppbevaringsplikt og om bokføringsloven og bokføringsforskriften.