Budsjett for bedriften – slik setter du det opp

Et budsjett er en tallfestet plan for hva bedriften forventer å tjene og bruke i en periode, som regel ett år fordelt på måneder. Du setter opp forventede inntekter og kostnader og ser hva som blir igjen som resultat. Gjennom året sammenligner du budsjettet med regnskapet for å se om bedriften går som planlagt.

Det finnes ingen lovpålagt plikt til å lage budsjett for et lite AS eller enkeltpersonforetak. Likevel er det et av de mest nyttige verktøyene du har, og banker og investorer vil ofte se et budsjett før de gir lån eller går inn med kapital.

Hva er et budsjett, og hvilke typer finnes?

I en bedrift snakker man vanligvis om tre budsjetter:

• Driftsbudsjett (resultatbudsjett): Inntekter og kostnader i perioden. Viser om du går med overskudd eller underskudd.
• Likviditetsbudsjett: Når pengene faktisk kommer inn og går ut. Viser om du har nok penger på konto hver måned.
• Investeringsbudsjett: Større kjøp som maskiner, kjøretøy eller utstyr, og hvordan de finansieres.

Denne guiden handler om driftsbudsjettet. Det er grunnmuren som de andre bygger på. Hvordan du planlegger innbetalinger og utbetalinger, er forklart i artikkelen om likviditetsbudsjett.

Hva er en prognose?

En prognose er et anslag over hvordan noe faktisk vil utvikle seg, basert på det du vet nå. Budsjettet er målet du setter før året starter. Prognosen er det du tror blir resultatet, gitt det som har skjedd så langt.

Et eksempel: Du budsjetterte med 1,2 millioner kroner i omsetning. Etter seks måneder har du fakturert 500 000 kroner, og ordreboka for høsten er svakere enn ventet. Prognosen for året blir kanskje 1 million kroner. Budsjettet endrer du ikke, men prognosen viser hva du bør forberede deg på.

Mange bedrifter lager en ny prognose hvert kvartal. Det gjør det lettere å justere kostnader eller sette inn tiltak i tide.

Slik lager du budsjett steg for steg

1. Start med inntektene

Inntektene er vanskeligst å anslå og bør derfor bygges nedenfra. Del opp etter produkter, tjenester eller kundegrupper, og regn pris ganger antall. En konsulent kan for eksempel regne fakturerbare timer per måned ganger timepris, og ta hensyn til ferie og sykdom.

Bruk fjorårets regnskap som utgangspunkt hvis du har det. Er bedriften ny, bygg på avtaler du har, kapasiteten din og realistiske salgsmål.

2. Sett opp variable kostnader

Variable kostnader øker og synker med salget, for eksempel varekjøp, materialer, frakt og provisjon. Regn dem gjerne som prosent av omsetningen. Forskjellen mellom inntekt og variable kostnader er dekningsbidraget, som forteller hvor mye hvert salg bidrar med.

3. Legg inn faste kostnader

Faste kostnader påløper uansett salg: husleie, forsikring, regnskapsprogram, telefon, leasing og lønn til faste ansatte. Husk arbeidsgiveravgift og feriepenger på toppen av lønna. Les mer om forskjellen i artikkelen om faste og variable kostnader.

4. Ta med avskrivninger og renter

Har du driftsmidler som skal avskrives, eller lån med renter, skal også dette inn i driftsbudsjettet. Avdrag på lån hører derimot hjemme i likviditetsbudsjettet, fordi de ikke er en kostnad i regnskapet.

5. Fordel på måneder

Et årsbudsjett delt på tolv gir sjelden et riktig bilde. Mange bransjer har sesongsvingninger, og noen kostnader kommer bare enkelte måneder. Fordel tallene slik du forventer at de faktisk faller.

Regneeksempel: driftsbudsjett for et lite AS

Post	Beløp per år
Salgsinntekter	1 500 000 kr
Varekostnad (40 %)	−600 000 kr
Dekningsbidrag	900 000 kr
Lønn inkl. arbeidsgiveravgift og feriepenger	−520 000 kr
Husleie	−120 000 kr
Regnskap, programvare og forsikring	−60 000 kr
Markedsføring	−50 000 kr
Avskrivninger	−30 000 kr
Driftsresultat	120 000 kr
Rentekostnader	−15 000 kr
Resultat før skatt	105 000 kr

Budsjettet viser at bedriften tåler et visst fall i salget, men ikke mye. Faller omsetningen med 15 prosent, synker dekningsbidraget med 135 000 kroner, og resultatet blir negativt. Slike enkle følsomhetsberegninger er noe av det mest verdifulle budsjettet gir deg.

Tallene er et eksempel og ikke en mal. Bruk tall fra din egen bedrift.

Budsjett og regnskap – slik henger de sammen

Budsjettet er planen, regnskapet viser hva som faktisk skjedde. Gevinsten kommer når du sammenligner de to jevnlig.

Sett opp budsjettet med samme inndeling som regnskapet, gjerne etter de samme kontogruppene. Da kan du hente ut en rapport som viser budsjett, regnskap og avvik side om side. De fleste regnskapsprogrammer har en budsjettfunksjon som gjør dette automatisk.

Når du ser et avvik, spør hvorfor. Er det tidsforskyvning, for eksempel en faktura som kom en måned senere enn ventet, eller en reell endring? Det er de reelle endringene du må handle på.

Vanlige feil i budsjettering

• For optimistiske inntekter. Budsjetter med det du realistisk tror, ikke det du håper.
• Glemte kostnader. Feriepenger, arbeidsgiveravgift, forsikringer og årlige lisenser glipper ofte.
• Mva i tallene. Driftsbudsjettet settes opp uten mva hvis bedriften er mva-registrert. Mva hører hjemme i likviditetsbudsjettet.
• Ingen oppfølging. Et budsjett som legges i en skuff i januar, har liten verdi.
• Ingen lønn til deg selv. I et enkeltpersonforetak er det lett å glemme at overskuddet også skal dekke skatt og ditt eget uttak.

Budsjett når du starter bedrift

Starter du opp, er budsjettet ekstra viktig. Det viser hvor mye kapital du trenger før bedriften går i balanse, og hvor lenge du kan klare deg uten full inntekt. Kombiner driftsbudsjettet med et likviditetsbudsjett for de første 12 til 24 månedene. Mer om oppstartsfasen finner du i guiden til å starte bedrift.

Vil du ha hjelp til å sette opp budsjett og månedlige rapporter som er koblet til regnskapet, kan du få tilbud fra en autorisert regnskapsfører.