Kundefordringer og tap på fordringer

En kundefordring er et beløp en kunde skylder bedriften for varer eller tjenester som er levert og fakturert, men ikke betalt. Kundefordringer står som en eiendel i balansen, under omløpsmidler. Når kunden betaler, blir fordringen til penger i banken, og betaler kunden aldri, må fordringen føres som tap.

Hva er en kundefordring

Sender du en faktura på 25 000 kroner med 14 dagers betalingsfrist, har du en kundefordring på 25 000 kroner fra fakturadatoen til kunden betaler. Inntekten er opptjent og ført i regnskapet, men pengene har ikke kommet inn.

Kundefordringer bokføres på en samlekonto i hovedboken, i NS 4102 konto 1500. Bak samlekontoen ligger kundereskontroen, som viser hva hver enkelt kunde skylder. Saldoen i reskontroen skal alltid stemme med konto 1500. Mer om oppbyggingen står i artikkelen om reskontro.

Hva betyr utestående beløp

Utestående beløp, eller en utestående faktura, er det samme som en ubetalt kundefordring. Ordet brukes gjerne om fakturaer som har passert forfall. En aldersfordelt reskontro deler de utestående fordringene etter hvor lenge de har vært forfalt, for eksempel 0–30, 31–60 og over 60 dager.

Jo eldre en fordring er, jo mindre sannsynlig er det at den blir betalt. Følg derfor opp forfalte fakturaer jevnlig med påminnelse og purring. Ved forsinket betaling kan du også kreve forsinkelsesrente.

Vurdering av kundefordringer

Etter regnskapsloven § 5-2 skal kundefordringer føres til det laveste av pålydende og virkelig verdi. Virkelig verdi er det du realistisk kan regne med å få inn. Ved årsoppgjøret skal fordringene derfor vurderes for to typer tap:

• Konstatert tap er en fordring det er overveiende sannsynlig at du ikke får betalt, for eksempel etter forgjeves inkasso, eller når kunden er konkurs eller i gjeldsforhandling.
• Forventet tap er et anslag på hvor mye av de øvrige fordringene som ikke blir betalt. Det kan vurderes for hver kunde eller samlet ut fra erfaring fra tidligere år.

Det forventede tapet føres ikke mot hver kunde. I stedet føres det på en egen konto for avsetning til tap, som trekkes fra kundefordringene i balansen.

Tap på fordringer

Når et tap er konstatert, fjernes fordringen fra reskontroen og føres som kostnad. En kunde har en ubetalt faktura på 12 500 kroner inklusive 2 500 kroner i mva, og kunden er slått konkurs:

Konto	Debet	Kredit
7830 Tap på fordringer	10 000 kr
2700 Utgående merverdiavgift	2 500 kr
1500 Kundefordringer		12 500 kr

Tap på fordringer er en driftskostnad. Betaler kunden likevel senere, føres innbetalingen som redusert tap.

Mva ved tap på fordringer

Merverdiavgiftsloven § 4-7 gir rett til å korrigere utgående mva når en fordring som det tidligere er beregnet mva av, må anses som endelig tapt fordi kunden ikke kan betale. Mva-beløpet føres da tilbake i mva-meldingen for terminen tapet konstateres. Gjelder fordringen en nærstående, faller retten bort etter 24 måneder.

Det er ikke nok at kunden er sen med betalingen. Tapet må være konstatert, og det må kunne dokumenteres, for eksempel med brev fra bostyrer eller inkassoselskap.

Tap på fordringer i skatten

Konstaterte tap gir skattefradrag. I tillegg tillater skatteloven § 14-5 en nedskrivning av kundefordringene etter en egen formel basert på bedriftens faktiske tap og kredittsalg de to siste årene. Nyetablerte virksomheter kan i stedet nedskrive med 2 prosent av kundefordringene i etableringsåret og de to påfølgende årene.

Nedskrivningen i skatten blir sjelden lik avsetningen i regnskapet. I et aksjeselskap gir forskjellen utsatt skatt eller utsatt skattefordel.

Kundefordringer i årsoppgjøret

Før årsregnskapet settes opp, bør du gå gjennom reskontroen og:

1. avstemme reskontroen mot konto 1500
2. føre konstaterte tap og tilbakeføre mva
3. vurdere forventet tap på de gjenværende fordringene
4. se etter kreditnotaer og innbetalinger som ikke er koblet mot riktig faktura

Store eller gamle kundefordringer binder penger. Vil du ha hjelp med reskontro, purring og årsoppgjør, kan du få tilbud fra en autorisert regnskapsfører.