Varelager og varetelling ved årsoppgjøret

Har bedriften varer på lager, skal lageret telles ved slutten av regnskapsåret, vanligvis 31. desember. Opptellingen skal dokumenteres med dato og navn på dem som har talt, og varene verdsettes som hovedregel til det de kostet i innkjøp. Verdien av lageret påvirker både varekostnaden, overskuddet og skatten for året.

Hvorfor varetelling er nødvendig

Når du kjøper varer for videresalg, bokføres innkjøpet som kostnad. Men varene som fortsatt står på lageret 31. desember, er ikke solgt ennå. De er en eiendel og skal stå i balansen, ikke som kostnad i årets resultat.

Varetellingen gir tallet som skiller dem fra hverandre. Uten den blir varekostnaden feil, og dermed også bruttofortjenesten, resultatet og skatten. Se hvordan lageret henger sammen med marginene i artikkelen om avanse og bruttofortjeneste.

Krav til varetelling

Bokføringsforskriften stiller disse kravene til opptelling av varelageret:

• lageret skal telles ved regnskapsårets slutt
• har du et lagerregnskap som er betryggende, kan tellingen i stedet gjøres løpende gjennom året
• dokumentasjonen skal være datert, og det skal gå frem hvem som har talt
• tellelister på papir skal være forhåndsnummerert før tellingen starter

I tillegg skal du ha en spesifikasjon av varebeholdningen som viser hvilke varer som er på lager, antall og verdi. Spesifikasjonen og tellelistene er en del av regnskapsdokumentasjonen og skal oppbevares i fem år. Reglene for oppbevaring står i artikkelen om bokføringsloven.

Slik gjennomfører du vareopptellingen

1. Planlegg tidspunktet. Tell så nær 31. desember som mulig, gjerne etter siste salgsdag eller før første salgsdag i januar. Varer som selges eller kommer inn mellom tellingen og årsskiftet, må justeres for.
2. Rydd lageret. Samle like varer, skill ut ødelagte og ukurante varer, og merk varer som tilhører kunder eller er levert på kommisjon.
3. Bruk forhåndsnummererte tellelister eller en håndterminal som registrerer hvem som teller og når.
4. Tell to og to. Én teller og én skriver ned, eller to teller hver for seg og sammenligner. Det reduserer feil.
5. Sjekk varer i transitt. Varer du har betalt for, men ikke mottatt, kan høre med i lageret. Varer du har fakturert, men ikke sendt, skal ikke telles med.
6. Signer og dater listene. Når tellingen er ferdig, skal det gå frem hvem som har talt og når.
7. Verdsett lageret og bokfør endringen mot varekostnaden.

Verdsetting av varelageret

I regnskapet skal varer, som andre omløpsmidler, vurderes til den laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Anskaffelseskost er innkjøpsprisen med tillegg av frakt, toll og andre kostnader for å få varen på lager. Inngående mva tas ikke med hvis bedriften har fradrag for den.

Er varen produsert selv, regnes kostnadene til materialer og arbeid med. Skal varen selges til under kostpris, er det den lavere salgsverdien som gjelder.

FIFO-metoden

Når du har kjøpt samme vare flere ganger til ulike priser, må du bestemme hvilke enheter som er solgt og hvilke som er igjen. FIFO står for «first in, first out» og betyr at de varene som ble kjøpt først, regnes som solgt først. Det som er igjen på lager, er da de sist innkjøpte varene.

Regnskapsloven tillater FIFO eller veid gjennomsnitt når varene ikke kan identifiseres enkeltvis. Skatteloven krever FIFO-prinsippet for varer som ikke kan individualiseres. De fleste små bedrifter bruker derfor FIFO både i regnskapet og skatten.

Eksempel: Du kjøpte 100 enheter til 50 kroner i mars og 100 enheter til 60 kroner i september. Ved årsskiftet er 80 enheter igjen. Etter FIFO er de 80 enhetene fra september-innkjøpet, og lageret verdsettes til 80 × 60 = 4 800 kroner.

Ukurans

Ukurans betyr at varer har mistet verdi fordi de er utgått, skadet, umoderne eller vanskelige å selge. I regnskapet skal slike varer nedskrives til det du realistisk kan få for dem. Nedskrivningen kalles ofte ukuransavsetning.

Skattemessig er reglene strengere. Skatteloven sier at det ikke skal tas hensyn til opp- eller nedskrivning av varebeholdningen ved inntektsfastsettelsen. Varer som faktisk kastes eller blir borte, er derimot ikke lenger på lager, og kostnaden kommer da med i varekostnaden. Dokumenter derfor kassering med dato, varer og antall.

Forskjellen mellom regnskapsmessig og skattemessig lagerverdi gir en midlertidig forskjell. I aksjeselskap påvirker den utsatt skatt.

Varekostnad formel

Varekostnaden er kostprisen for varene som faktisk er solgt i perioden. Den regnes ut slik:

Varekostnad = inngående varelager + innkjøp i året − utgående varelager

Post	Kroner
Varelager 1. januar	120 000
Innkjøp i året	480 000
Varelager 31. desember	−150 000
Varekostnad	450 000

Har butikken solgt varer for 750 000 kroner eksklusive mva, er bruttofortjenesten 300 000 kroner. Teller du lageret for lavt, blir varekostnaden for høy og overskuddet for lavt, og omvendt.

Vareflyt og svinn

Vareflyt er strømmen av varer fra innkjøp via lager til salg. Følger du vareflyten i et lagersystem, vet du til enhver tid hva som burde stå på lageret. Ved varetellingen ser du forskjellen mellom det systemet sier og det som faktisk er der.

Forskjellen er svinn, for eksempel tyveri, ødelagte varer eller feilregistrering. Litt svinn er normalt, men store eller økende avvik bør undersøkes. Svinn reduserer lagerverdien og øker varekostnaden.

Varelager i årsregnskapet

Utgående varelager føres i balansen under omløpsmidler, og endringen i lageret inngår i varekostnaden i resultatregnskapet. Enkeltpersonforetak oppgir varelageret i næringsspesifikasjonen, aksjeselskaper i både årsregnskapet og skattemeldingen.

Har du store lagre, mange varenumre eller usikkerhet om verdsettingen, er det nyttig å få hjelp før årsskiftet. Da kan en regnskapsfører sette opp rutiner for tellingen og vurdere ukurans. Du kan få tilbud fra en autorisert regnskapsfører.